PPM 101: La Priorización de Proyectos mejorará su Portafolio de Proyectos

La priorización de proyectos se trata de maximizar el valor

La priorización de proyectos (y, por extensión, la gestión de portafolio) se trata de entregar el máximo valor posible a través de programas y proyectos. Para maximizar la entrega de valor, los equipos de gobierno que aprueban el trabajo deben compartir una visión común del "valor" para seleccionar el trabajo más valioso y asignar los recursos adecuados a ese trabajo. Comprender el "valor" relativo de cada programa y proyecto en la cartera está en el centro de la gestión de la cartera y determina qué trabajo se selecciona, cómo se prioriza, dónde se asignan los recursos, etc. Para seleccionar una cartera ganadora, cada gobierno el equipo necesita compartir una comprensión común del valor; sin ella, no logrará aprovechar todo el potencial de su cartera. La priorización de proyectos mediante un modelo de puntuación de cartera ayuda a evaluar el valor del proyecto.

Sin embargo, la definición de "valor" diferirá en cada compañía porque cada compañía tiene diferentes objetivos estratégicos, pone un énfasis variable en las métricas financieras y tiene diferentes niveles de tolerancia al riesgo. Además, incluso dentro de una empresa, cada departamento puede interpretar los objetivos estratégicos exclusivamente para su organización. Por lo tanto, el "valor" no es claro o simple de definir. Cualquier organización que gestione una cartera de proyectos necesita definir y comunicar qué tipo de trabajo de proyecto es de mayor valor.

"Las prioridades crean un" verdadero norte "que establece una comprensión común de lo que es importante. Sin una imagen clara y compartida de lo que más importa, los proyectos de menor valor pueden avanzar a expensas de los proyectos de alto valor ".

Evaluar el valor del proyecto

Evaluar el valor del proyecto es particularmente importante en la primera fase del ciclo de vida de la cartera (Definir valor de la cartera) a través de un proceso de admisión de trabajo. La única forma de tener una cartera ganadora es incluir proyectos ganadores, y esto requiere que se evalúen las propuestas de proyectos. Al evaluar nuevos proyectos para su inclusión en la cartera, un equipo de gobierno debe comprender el valor relativo del proyecto propuesto en relación con el resto de los proyectos en la cartera; esto ayudará a informar la decisión del equipo de gobierno de aprobar, rechazar o posponer el proyecto. Cada proyecto tiene un valor inherente, pero ese valor es relativo en comparación con otros proyectos. Algunos proyectos son de naturaleza transformadora y son muy valiosos. Otros proyectos pueden introducir pequeños cambios incrementales y podrían ser de menor valor. Sin embargo, sin un enfoque coherente para medir el valor relativo de todos los proyectos, es posible que los proyectos de menor valor avancen a expensas de los proyectos de mayor valor. Es por eso que un equipo de gobierno necesita una forma consistente de medir el valor del proyecto.

La herramienta adecuada para evaluar el valor del proyecto: el modelo de puntuación de la cartera

Hay muchas formas de priorizar proyectos, pero la mejor herramienta para la priorización de proyectos consistentes es un modelo de puntuación de cartera. A veces las organizaciones querrán llegar rápidamente a una clasificación de proyectos y aplicar enfoques más simples para priorizar el trabajo. Esto puede implicar largos talleres con líderes de alto nivel para establecer una lista ordenada de proyectos. Si bien este enfoque puede ser útil en ciertos casos, no es fácilmente repetible. Por el contrario, un modelo de puntuación proporciona una puntuación numérica que se puede usar fácilmente para comparar proyectos. Además, las organizaciones también pueden comparar el puntaje del proyecto de los proyectos actuales con los puntajes del proyecto de los proyectos completados para comprender si el valor relativo de los proyectos en la cartera es menor o mayor que el valor de los proyectos completados.

El modelo de puntuación de cartera incluye: los criterios en el modelo, el peso (importancia) de cada criterio y los anclajes de puntuación para evaluar cada criterio (por ejemplo, ninguno = 0, bajo = 1, medio = 2, alto = 4). Un modelo de puntaje deficiente no diferenciará adecuadamente los proyectos y puede dar al equipo de gobierno una falsa sensación de precisión al medir el valor del proyecto. Un buen modelo de puntuación alineará al equipo de gobierno en el trabajo de mayor valor y medirá el riesgo y el valor de la cartera. Los modelos de puntuación de cartera típicos a menudo incluyen tres categorías de criterios (ver ejemplo a continuación):

  • Criterios estratégicos: para medir la alineación estratégica de cada proyecto.
  • Criterios financieros: para medir el valor financiero cuantitativo de cada proyecto (por ejemplo, valor presente neto (VPN), retorno de la inversión (ROI), recuperación de la inversión, ganancias antes de intereses e impuestos (EBIT), etc.)
  • Criterios de riesgo: medida del "riesgo" del proyecto; No se trata de evaluar los riesgos de proyectos individuales sino de evaluar el nivel general de riesgo asociado con un proyecto. Esto es similar a evaluar el riesgo de una acción individual. Recuerde, si solo pudiera elegir una de las dos inversiones que tienen el mismo rendimiento, siempre irá con la opción menos riesgosa.
Ejemplo de modelo de puntuación de cartera ponderada
Ejemplo de modelo de puntuación de cartera ponderada

 

Existen varios enfoques para construir un buen modelo de puntuación de cartera, y creemos que vale la pena invertir un poco de tiempo con los tomadores de decisiones para construir un modelo robusto desde el principio. Para los equipos que necesitan gestionar un gran volumen de solicitudes de trabajo, consulte nuestra publicación sobre cómo usar una matriz de prioridad.

 

Acuity PPM Software

 

Cómo usar los puntajes del proyecto

Después de desarrollar e implementar el modelo de puntuación de cartera, cada proyecto tendrá una puntuación de proyecto. Este puntaje es útil durante la fase de inicio del proyecto para seleccionar proyectos para la cartera, así como para asignar recursos a los proyectos. Para muchas organizaciones, el proceso de selección de proyectos y priorización de proyectos se fusiona para desarrollar una lista de orden de clasificación de proyectos donde el equipo de gobierno "dibuja la línea" donde el presupuesto o los recursos se agotan para definir la cartera (ver ejemplo a continuación). Este enfoque es una forma aceptable de comenzar a usar un modelo de puntuación de cartera (nota: la optimización de la cartera produciría una mejor cartera general y se discutirá en una publicación futura). Los puntajes relacionados con el riesgo generados a partir de este proceso permitirán aún más la gestión del riesgo de cartera.

Project Prioritization - Drawing the Line
Project Prioritization – Drawing the Line

Gaylord Wahl de Point B Consulting dice que las prioridades crean un "verdadero norte" que establece una comprensión común de lo que es importante. Sin una imagen clara y compartida de lo que más importa, los proyectos de menor valor pueden avanzar a expensas de los proyectos de alto valor. Aunque los líderes experimentados entienden la necesidad de concentrarse en un grupo selecto de proyectos, en la práctica se vuelve muy difícil. Las buenas empresas violan el principio de enfoque todo el tiempo y con frecuencia tratan de exprimir "solo un proyecto más".

La priorización del proyecto es acerca del enfoque

La priorización del proyecto se centra en el enfoque: dónde asignar recursos y cuándo comenzar el trabajo. Permite al equipo de gobierno navegar restricciones críticas de recursos y hacer el mejor uso de los recursos de la compañía. Los proyectos de mayor prioridad necesitan los mejores recursos disponibles para completar el trabajo a tiempo y en calidad. Los recursos que funcionan en múltiples proyectos necesitan entender dónde enfocar su tiempo. Cuando las demandas en competencia requieren que las personas elijan dónde pasar su tiempo, las prioridades relativas deben ser obvias para que el trabajo de alto valor no se ralentice debido a los recursos que trabajan en trabajos de menor valor. Debe asegurarse de que sus personas más importantes estén trabajando en los proyectos más importantes para ofrecer el máximo valor dentro de las limitaciones de capacidad existentes.

Además, cuando los recursos no están disponibles para el personal de todos los proyectos aprobados, los proyectos de menor prioridad deben iniciarse más tarde una vez que se liberan suficientes recursos para comenzar el trabajo. Sin embargo, no todos los proyectos pueden iniciarse de inmediato. Comprender las prioridades relativas puede ayudar a dirigir el momento y la secuencia de los proyectos. En algunos casos, los proyectos de alta prioridad pueden tener otras dependencias o limitaciones de recursos que requieren una fecha de inicio en el futuro. En otros casos, los proyectos de menor prioridad se empujan hacia el futuro. En ambos casos, la prioridad del cronograma ayuda a responder la pregunta "¿cuándo podemos comenzar a trabajar en el proyecto?" Esta es la razón por la cual la priorización del proyecto se centra en el enfoque: dónde asignar recursos y cuándo comenzar el trabajo.

Un resultado de la priorización del proyecto: el gráfico de burbujas de riesgo-valor

Uno de los mejores resultados al calificar el riesgo y el valor de los proyectos es un gráfico de burbujas de valor-riesgo que es muy útil para visualizar la cartera completa de proyectos. Un eje del gráfico representa el valor del proyecto (es decir, la puntuación del valor) y el otro eje representa el riesgo del proyecto (es decir, la puntuación del riesgo). El tamaño de la burbuja a menudo se basa en el costo o beneficio financiero. Se puede agregar una codificación de color adicional para diferenciar los proyectos en función del objetivo estratégico u otra información categórica. Este cuadro ayuda rápidamente a los líderes sénior a comparar proyectos en la cartera en función del riesgo y el valor, y respalda la gestión del riesgo de la cartera. Los líderes senior pueden identificar rápidamente proyectos de alto valor y bajo riesgo para fomentar la conversación, "¿cómo podemos obtener más de este tipo de proyectos en la cartera?" Del mismo modo, los líderes senior pueden identificar proyectos de bajo riesgo y alto riesgo que pueden haber sido invisibles en el pasado hasta que terminaron de calificar proyectos en la cartera. Estos proyectos son un drenaje organizativo y deben evitarse. Un ejemplo simple se muestra a continuación.

Gráfico de burbujas de valor de riesgo
Un gran resultado de un modelo de puntuación de cartera: el gráfico de burbujas de riesgo-valor

Resumen de priorización del proyecto

  • La priorización del proyecto comienza con la evaluación del valor del proyecto.
  • Los líderes superiores primero necesitan compartir una visión común del valor
  • La herramienta para evaluar el valor del proyecto es un modelo de puntuación de cartera
  • Los puntajes de los proyectos mejoran el proceso de selección de proyectos.
  • La priorización del proyecto se trata del enfoque: dónde asignar recursos y cuándo comenzar el trabajo

Si tiene preguntas sobre cómo desarrollar un modelo de puntuación de priorización o necesita ayuda de expertos, contáctenos hoy para una llamada complementaria de 15 minutos.

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Priorización de proyectos con propósito

Esta presentación le enseñará cómo crear un modelo de puntuación de cartera y cómo ponerlo en práctica para que tenga un proceso de priorización de proyectos exitoso.

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¿Por qué deberíamos priorizar proyectos?

Priorización de proyectos

La priorización de proyectos ayuda a evaluar el valor del proyecto. Dado que la gestión de la cartera de proyectos se trata de ofrecer el máximo valor empresarial a través de programas y proyectos, el liderazgo senior debe compartir una visión común del "valor" para seleccionar y priorizar el trabajo más valioso y asignar los recursos adecuados a ese trabajo. Cualquier organización que gestione una cartera de proyectos necesita definir y comunicar qué tipo de trabajo de proyecto es de mayor valor, de ahí la necesidad de priorizar.

¿Por qué es importante la priorización de proyectos?

Project Prioritization Enables a True North

"Las prioridades crean un" verdadero norte "que establece una comprensión común de lo que es importante. Sin una imagen clara y compartida de lo que más importa, los proyectos de menor valor pueden avanzar a expensas de los proyectos de alto valor ".

¿Qué es un modelo de puntuación de proyectos?

Example of Weighted Scoring Model

Un modelo de puntuación de cartera es la mejor herramienta para la priorización de proyectos coherente. Un buen modelo de puntuación de cartera alineará al equipo de gobierno con el trabajo de mayor valor y medirá el riesgo y el valor de la cartera. Los modelos de puntuación típicos a menudo incluyen tres categorías de criterios: 1) Criterios estratégicos: para medir la alineación estratégica de cada proyecto 2) Criterios financieros: para medir el valor financiero cuantitativo de cada proyecto (por ejemplo, valor actual neto (VPN), retorno de la inversión (ROI) ), recuperación de la inversión, ganancias antes de intereses e impuestos (EBIT), etc.) 3) Criterios de riesgo: medida del “riesgo” del proyecto; no se trata de evaluar los riesgos de proyectos individuales, sino de evaluar el nivel general de riesgo asociado con un proyecto. Esto es similar a evaluar el riesgo de una acción individual. Recuerde, si solo pudiera elegir una de las dos inversiones que tienen el mismo rendimiento, siempre optará por la opción menos riesgosa.

¿Cómo se pueden utilizar las puntuaciones de prioridad del proyecto?

Gráfico de burbujas de valor de riesgo

En primer lugar, los puntajes de prioridad de proyectos se pueden utilizar para comparar proyectos en la cartera para comprender el valor relativo. A continuación, los puntajes pueden ayudar a producir una lista ordenada por rango de proyectos en la cartera. Las puntuaciones de valor y riesgo también se pueden utilizar para crear informes de cartera valiosos, como el gráfico de burbujas de valor de riesgo. Con el tiempo, al mantener un historial de puntuaciones de prioridad, su organización comprenderá mejor cómo los nuevos proyectos se comparan en valor no solo con los proyectos activos, sino con todos los proyectos que han estado en la cartera. Las organizaciones avanzadas también pueden utilizar puntuaciones de prioridad de proyectos para respaldar la optimización de la cartera.

¿Cuál es la diferencia entre un modelo de puntuación de proyectos y una matriz de prioridades?

Ejemplo de matriz de prioridades

Un modelo de puntuación de cartera incluye varios criterios para evaluar un proyecto y da como resultado una puntuación numérica que se puede utilizar para clasificar proyectos y crear gráficos de burbujas de valor de riesgo. Una matriz de prioridades es una herramienta simple para priorizar categóricamente el trabajo para ayudar a clasificar las solicitudes o apoyar un enfoque de admisión Kanban.