PPM 101: Cómo utilizar eficazmente la matriz de prioridades

En esta publicación cubriremos qué es una matriz de prioridades y cómo utilizar una matriz de priorización en el contexto de la gestión de la portafolio de proyectos.

¿Qué es una matriz de prioridades?

Una matriz de prioridades es una herramienta que se utiliza para priorizar categóricamente los tipos de trabajo. Tiene tres fortalezas principales: simplicidad, rapidez y aplicabilidad a todo tipo de trabajo (proyectos y trabajo operativo). Una matriz de prioridades es fácil de entender y de usar porque no se requieren cálculos.

La matriz de priorización más simplista tiene tres opciones, la clásica baja / media / alta, pero algunas organizaciones pueden utilizar asignaciones de prioridad de "debe hacer", "debe hacer", "debería hacer" y "podría hacer". En el siguiente ejemplo, ampliamos esto mucho más para proporcionar una mayor variedad de categorías de prioridad dentro del paradigma de debe hacer / necesita hacer / debería hacer / podría hacer (cada fila representa un nivel de impacto diferente). Podemos agregar una dimensión de urgencia a la matriz de prioridades utilizando tres columnas en la matriz a continuación (cada columna representa un nivel de urgencia diferente). De esta manera, podemos segmentar aún más las prioridades en cada nivel de impacto.

Si no se realiza ninguna priorización en un entorno con un gran volumen de solicitudes de trabajo, la entrada de trabajo simplemente se convierte en una cuestión de iniciar proyectos según el principio de primero en entrar / primero en salir, lo que viola los principios de gestión de portafolio.

Esto es valioso cuando las organizaciones necesitan una gama más amplia de opciones para categorizar proyectos. Recuerde: una matriz de prioridades es una priorización categórica (es decir, una priorización basada en la categoría de trabajo) y cuando hay más categorías de trabajo, una mayor segmentación es útil.

Ejemplo de matriz de prioridades
Ejemplo de matriz de prioridades

La matriz de Eisenhower versus la matriz de prioridades

La matriz de prioridades de la que estamos hablando es un poco diferente de lo que se conoce como matriz de Eisenhower, que se centra en la gestión de tareas. La matriz de Eisenhower es una matriz de 2 × 2 que también aplica urgencia e importancia. Está diseñado para ayudar a las personas a priorizar las tareas con el fin de centrarse en las tareas más importantes y eliminar las que no agregan valor. La matriz de Eisenhower se asemeja a la matriz de prioridades anterior, pero la aplicación de la matriz de prioridades está en el trabajo del proyecto y el trabajo operativo que comúnmente impacta a más de una persona. La matriz de prioridades permite priorizar múltiples categorías de trabajo para que se pueda hacer una comparación justa entre los tipos de trabajo. La matriz de Eisenhower no admite esto.

 


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¿Cuándo se debe utilizar una matriz de priorización?

Hay algunos casos de uso principales para una matriz de prioridades, que cubriremos a continuación:

Gran volumen de solicitudes de entrada de proyectos

En entornos donde hay un gran volumen de solicitudes de proyectos, puede que no sea práctico aplicar un modelo de puntuación a cada solicitud para priorizar el trabajo. Se puede utilizar una matriz de priorización para clasificar grandes volúmenes de solicitudes de proyectos para enfocar a la organización en los proyectos más importantes y urgentes. He visto este enfoque utilizado en organizaciones que recibieron un gran volumen de solicitudes de proyectos de diferentes tamaños. En este caso, la puntuación sería una muerte excesiva; la organización necesitaba una forma de concentrarse en el trabajo más importante en ese momento. Si no se realiza una priorización en este entorno, la entrada de trabajo simplemente se convierte en una cuestión de iniciar proyectos según el principio de primero en entrar / primero en salir, lo que viola los principios de gestión de portafolio.

Donde hay un gran volumen de solicitudes operativas y de proyectos

Un escenario relacionado ocurre cuando hay un gran volumen tanto de solicitudes de proyectos como de solicitudes operativas. En este caso, es imperativo distinguir el trabajo real del proyecto del trabajo operativo. Esto sucede al tener definiciones claras de un proyecto para que la organización pueda distinguir entre proyecto y trabajo operativo. Sin embargo, algunos trabajos operativos aún pueden requerir mucho esfuerzo de recursos y, de hecho, pueden ser más importantes que algunos trabajos de proyectos. Nuevamente, nunca sugeriríamos aplicar un modelo de puntuación de proyectos al trabajo operativo, pero debe haber una forma de priorizar el trabajo operativo del trabajo del proyecto. Aquí es donde brilla la simplicidad de la matriz de prioridades.

En una organización de ingeniería, los diferentes equipos de ingeniería recibirían diversas solicitudes de seguridad, solicitudes de cumplimiento normativo y otras solicitudes de mejora. Ciertas solicitudes de cumplimiento y seguridad eran urgentes y necesitaban atención inmediata, pero otras solicitudes de cumplimiento eran menos urgentes y podrían estar en una cola de trabajo general. Al identificar claramente qué solicitudes de seguridad y cumplimiento eran urgentes y cuáles no, se podía priorizar el trabajo operativo. Además, teníamos un lugar específico en la matriz de prioridades para el trabajo de proyectos de PMO. Esto permitió una comparación de "manzanas con manzanas" del proyecto y el trabajo operativo para que los administradores de recursos supieran cómo asignar a su gente a trabajar.

Como alternativa más sencilla para priorizar el trabajo sin un modelo de puntuación

Las matrices de priorización son buenas para organizaciones nuevas en el proceso de gestión de portafolios. Debido a la simplicidad, las organizaciones pueden obtener rápidamente el beneficio de la priorización sin perder el tiempo para hacer una puntuación completa de cada proyecto. Incluso en organizaciones donde los proyectos se califican y se clasifican, las matrices de priorización se pueden utilizar con fines de "preselección" para realizar una priorización preliminar. Esto se usaría comúnmente en un proceso de gobernanza cerrada antes de que se haya desarrollado un caso comercial formal. Un equipo de gobierno podría determinar rápidamente una prioridad categórica para el proyecto en una revisión temprana.

Además, el tema de la priorización puede ser muy político en algunas organizaciones. Hace varios años, un CIO declaró que las prioridades dan a las personas una excusa para no trabajar. No hubo priorización en ese departamento. El dicho es cierto, "si todo es una prioridad, entonces nada es una prioridad". En otras organizaciones, va en contra de la cultura decir "no" y priorizar el trabajo implica que el trabajo no se hará o se hará más tarde. En algunos casos, los líderes senior pueden preguntar cómo se va a realizar todo el trabajo (en otras palabras, si damos prioridad, ¿cómo se asegurará de que el trabajo de baja prioridad aún se realice?). Utilizo estos ejemplos para subrayar que no es simplemente un método, sino que afecta la toma de decisiones de liderazgo y los comportamientos laborales culturales. La priorización también es una parte natural de la planificación de la portafolio. Si las organizaciones no pueden decir que no a las solicitudes de trabajo, realmente no tienen un proceso de gestión de portafolio y sub-optimizarán la entrega de valor comercial.

¿Cómo se compara una matriz de prioridades con un modelo de puntuación?

A prioritization matrix is simply a different approach to prioritizing work. It is not in conflict with a traditional scoring model (which we highly endorse as long you build your model correctly). In fact some companies may use both for selected use cases. The priority matrix is about categorical prioritization, prioritizing work based on the type of work request. Priority matrix software could also be used to prioritize tasks at a tactical level or help prioritize strategic related objectives; it can be used broadly . A scoring model on the other hand, takes into account multiple dimensions for evaluating project work and is used to determine relative project value. Furthermore, when evaluating multiple large projects, a scoring system will provide a more accurate analysis over a prioritization matrix.

Fortalezas de una matriz de prioridades

Las matrices de priorización tienen tres puntos fuertes principales: simplicidad, velocidad y aplicabilidad a todo tipo de trabajo.

  • Las matrices de priorización son fáciles de entender y de usar.
  • No se requieren cálculos para determinar la prioridad relativa de un proyecto.
  • Es más útil para priorizar rápidamente grandes volúmenes de solicitudes de trabajo.
  • Debido a su simplicidad, la priorización se convierte en un ejercicio mucho más rápido y permite a los tomadores de decisiones distinguir rápidamente los proyectos importantes de los proyectos menos importantes.
  • Se pueden priorizar varios tipos de trabajo utilizando una matriz de priorización.
  • Con un modelo de puntuación tradicional, es difícil evaluar el tipo de trabajo de “mantener las luces encendidas”, pero con una matriz de priorización es más fácil comparar las prioridades para el trabajo del proyecto y fuera del proyecto.
  • Puede proporcionar una clasificación categórica de proyectos en la portafolio.

Debilidades de una matriz de prioridades

  • Las matrices de priorización no pueden producir una lista discreta ordenada por rango de proyectos en una portafolio.
  • Una matriz de prioridades no ayudará a priorizar proyectos dentro de la misma categoría.
  • Las matrices de priorización no pueden hacer un buen trabajo al evaluar proyectos basados en múltiples criterios y, por lo tanto, no pueden hacer un trabajo completo para distinguir proyectos importantes de proyectos menos importantes.

Cómo construir una matriz de prioridades

Hay algunos pasos básicos para construir una matriz de prioridades.

  1. Determinar la segmentación necesaria para priorizar categóricamente el trabajo. En el ejemplo que se muestra arriba, hay 12 opciones en total con 3 opciones para cada fila en las categorías Debe / Necesito hacer / Debería / Podría hacer. No hay nada mágico en una matriz de 4 × 3. Su organización puede elegir algo más pequeño o más grande.
  2. Identifica las categorías de trabajo. En algunos casos, es valioso ser más descriptivo; Divida los tipos de trabajo en más categorías según tenga sentido. Ejemplo: En un departamento de ingeniería, se volvieron muy prescriptivos con los tipos de solicitudes de cumplimiento normativo que entraban. En lugar de tener una sola categoría de cumplimiento normativo, se desglosó aún más según los tipos de solicitudes y cuán urgentes eran.
  3. Asigne las categorías de trabajo a cada celda de la matriz. En esencia, lo que está haciendo aquí es priorizar las categorías de trabajo entre sí. A medida que asigna categorías de trabajo, puede comparar esto con otras categorías clasificadas más altas y más bajas para determinar si la asignación se ajusta a la prioridad. Este es un ejercicio iterativo que requiere la retroalimentación de múltiples partes interesadas para obtener la aprobación de dónde se asigna cada categoría de trabajo a la matriz. Esto también puede ser un ejercicio político, ya que no a todo el mundo puede gustarle cómo se asigna una determinada categoría de trabajo.
  4. Pruebe la matriz de prioridad ("haga correr el agua por las tuberías"). Tome algunos ejemplos recientes o solicitudes de trabajo operacional o de proyectos y asignelos a la matriz de prioridades. Pregúntese si estas prioridades relativas se sienten bien. Realice los ajustes necesarios.
  5. Finalizar y alinear con el liderazgo. Puede llevar un poco de tiempo lograr la alineación del liderazgo en la matriz de prioridades. Con base en la experiencia, es mejor demostrar cómo funciona la matriz de prioridades en la práctica mostrando algunos ejemplos con los que el equipo de liderazgo puede identificarse. Muéstreles lo simple que es el proceso y cómo esto mejorará el desempeño laboral.

El uso de una matriz de prioridades en combinación con Kanban es una manera excelente de reunir las prioridades y la capacidad de recursos de una manera simplista.

Análisis de matriz de prioridades

Porcentaje de solicitudes por categoría de prioridad

Debe realizar algún nivel de análisis en su nueva matriz de prioridades para comprender su efectividad. El ejemplo simple a continuación muestra el desglose relativo del porcentaje de solicitudes que caen en una de las cuatro categorías básicas (veremos un ejemplo más adelante donde desglosamos esto en más detalle). El siguiente gráfico nos muestra que un alto porcentaje de solicitudes se encuentran en la categoría "Podría hacer", lo que implica que es posible que se esté realizando una gran cantidad de trabajo de bajo valor en la organización. Al utilizar una matriz de prioridades, puede obtener visibilidad de la cantidad de trabajo de alto valor en comparación con el de bajo valor que se está realizando y comenzar a limitar el trabajo "Podría hacer". De esta manera, elevará rápidamente el valor del trabajo que se realiza en la organización.

Análisis de matriz de prioridades por categoría
Análisis de matriz de prioridades por categoría

Análisis antes y después

Si ya está utilizando la designación básica de prioridad alta / media / baja, puede volver a evaluar el trabajo utilizando la matriz de prioridades y luego comparar los resultados. El cuadro a continuación destaca cómo puede evaluar las prioridades utilizando el método anterior frente al método nuevo. En este ejemplo, los puntos dentro del cuadro rojo representan las solicitudes que siguen siendo de 'alta prioridad' después de usar la matriz de prioridad (nota: para el propósito del análisis, los ítems en las categorías 1-4 de la matriz de prioridad eran comparables a la prioridad "alta" trabajo, los ítems en las categorías 5-8 eran comparables al trabajo de prioridad “media” y los ítems 9-12 se consideraron trabajo de prioridad “baja”). Varias solicitudes de trabajo que fueron previamente marcadas como de “alta” prioridad en realidad cayeron más abajo en la clasificación de prioridad después de que se aplicó la matriz de prioridades. De hecho, un equipo vio una disminución del 35% en los elementos de trabajo de alta prioridad. Esto significa que el equipo podía concentrarse en el trabajo que realmente era más importante. Esto resalta que una evaluación general de prioridad “alta”, “media”, “baja” fue menos efectiva que usar la matriz de prioridades, lo que ayudó al equipo a concentrarse en los elementos de prioridad verdaderamente alta.

Priority Matrix-Before and After Analysis
Priority Matrix-Before and After Analysis

Matriz de prioridad y Kanban

Finalmente, si aplica procesos Kanban a su proceso de admisión mientras usa la matriz de prioridad, puede volverse muy efectivo. Kanban es un enfoque simple para ayudar a controlar el flujo de trabajo al hacer visible todo el trabajo en progreso. (Para obtener una descripción general rápida de Kanban, recomiendo un par de videos, uno de Axosoft y el otro de Atlassian, pero tenga en cuenta que si bien esto se discute a menudo en el contexto del desarrollo de software, Kanban se puede aplicar para administrar muchos tipos de trabajo) . Si aplica límites de trabajo en curso (límites WIP), puede potenciar su proceso de admisión controlando por completo la cantidad de trabajo que las personas realizan sin exceder su capacidad. Kanban es una manera excelente de unir prioridades y capacidad de recursos.

Para las organizaciones que ven un gran volumen de solicitudes de trabajo, estas solicitudes deben capturarse en una ubicación central. Antes de comenzar a trabajar, un Gerente puede revisar la acumulación de solicitudes y aplicar la matriz de prioridad para determinar la prioridad inicial del trabajo. Según esta evaluación, todo el trabajo en la cola se puede secuenciar según la prioridad. Solo cuando los recursos estén disponibles para comenzar un nuevo trabajo, se asignarán nuevas asignaciones según los límites de WIP. Esto ayuda a proporcionar un flujo de trabajo constante sin sobrecargar a los equipos involucrados. Este enfoque funciona para administrar grandes volúmenes de solicitudes de proyectos, solicitudes operativas o una combinación de ambas.

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¿Qué es una matriz de prioridades?

Una matriz de prioridades es una herramienta que se utiliza para priorizar categóricamente los tipos de trabajo. Tiene tres fortalezas principales: simplicidad, rapidez y aplicabilidad a todo tipo de trabajo (proyectos y trabajo operativo). Una matriz de prioridades es fácil de entender y de usar porque no se requieren cálculos.

¿Cuándo se debe utilizar una matriz de priorización?

Hay algunos casos de uso primarios para una matriz de prioridades: 1) Cuando hay un gran volumen de solicitudes de entrada de proyectos que deben evaluarse. 2) Cuando hay un gran volumen de solicitudes de proyectos y solicitudes operativas que utilizan fondos comunes de recursos. 3) Para organizaciones nuevas en la gestión de portafolios y necesitan comenzar con un mecanismo más simple para priorizar el trabajo del proyecto.

¿Cómo se compara una matriz de prioridades con un modelo de puntuación?

Una matriz de prioridades es simplemente un enfoque diferente para priorizar el trabajo. No está en conflicto con un modelo de puntuación tradicional (que respaldamos ampliamente siempre que construya su modelo correctamente). De hecho, algunas empresas pueden utilizar ambos para casos de uso seleccionados. La matriz de prioridades trata sobre la priorización categórica, priorizando el trabajo en función del tipo de solicitud de trabajo. Un modelo de puntuación tiene en cuenta múltiples dimensiones para evaluar el trabajo del proyecto y se utiliza para determinar el valor relativo del proyecto. Además, al evaluar varios proyectos grandes, un sistema de puntuación proporcionará un análisis más preciso que una matriz de priorización.

¿Cuáles son las fortalezas de una matriz de prioridades?

• Una matriz de priorización es fácil de entender y de usar. • No se requieren cálculos para determinar la prioridad relativa de un proyecto. Es más útil para priorizar rápidamente grandes volúmenes de solicitudes de trabajo • Debido a su simplicidad, la priorización se convierte en un ejercicio mucho más rápido y permite a los tomadores de decisiones distinguir rápidamente los proyectos importantes de los proyectos menos importantes. • Se pueden priorizar varios tipos de trabajo utilizando una matriz de priorización. • Con un modelo de puntuación tradicional, es difícil evaluar el tipo de trabajo “mantener las luces encendidas”, pero con una matriz de priorización es más fácil comparar las prioridades para el trabajo del proyecto y fuera del proyecto. • Puede proporcionar una clasificación categórica de proyectos en la portafolio