Perspectiva de hoy

A medida que aumentan las presiones competitivas, también aumenta el imperativo de invertir sabiamente y garantizar que esas inversiones se hagan realidad. Tener una visión clara de su cartera de iniciativas comerciales y una forma eficaz de asignar presupuesto y recursos a cada una de ellas puede generar importantes beneficios.

Las prioridades en conflicto, los recursos limitados y los plazos ajustados contribuyen a una situación compleja. Si bien las organizaciones han creado oficinas de gestión de programas / proyectos (PMO) para ayudar a resolver estos problemas, muchas aún están en su infancia y no pueden ofrecer el tipo de resultados necesarios para promover las estrategias de sus organizaciones.

Perspectiva del Punto B

Las PMO deben esforzarse por posicionarse como socios comerciales, no como tomadores de pedidos. Para hacer esto, los líderes de PMO deben considerar cinco estrategias clave y enfocarse en objetivos que promuevan la madurez.

Estrategia de gobernanza

La gobernanza se trata de la toma de decisiones y la administración. Elegir las inversiones de proyecto correctas y garantizar que la cartera de proyectos produzca valor comercial requiere la disciplina de la gestión de la cartera de proyectos: los métodos para priorizar y seleccionar proyectos en función de su importancia y potencial para una finalización efectiva. Comience implementando los conceptos básicos, por ejemplo, un proceso de presentación y revisión de un proyecto basado en un caso de negocios simple, una evaluación de esfuerzo de alto nivel y un ejecutivo dispuesto a patrocinar el esfuerzo. Los órganos de gobierno maduros son eficientes, porque utilizan métricas cuantitativas detalladas para la valoración del proyecto (riesgo, recompensa, inversión, ROI), lo que resulta en una alineación más sólida entre la estrategia comercial y las inversiones del proyecto. También confían en las capacidades de planificación de escenarios "qué pasaría si" para considerar composiciones alternativas de la cartera, en lugar de cambiar con frecuencia las prioridades del proyecto con la esperanza de que aparezca una combinación mágica para cumplir los objetivos comerciales.

Estrategia de ejecución

Si bien la gobernanza se trata de hacer las cosas correctas, la ejecución se trata de hacer las cosas bien. Como primer paso, estandarizar un conjunto de herramientas, plantillas y un ciclo de vida del proyecto comunes permite a los gerentes de proyecto administrar de manera consistente. Lograr la ejecución repetible del proyecto implica el uso de métricas para medir el progreso, el uso de un enfoque común de gestión de riesgos, la institución de procesos de control de cambios y el mantenimiento de una base de datos histórica del desempeño del proyecto para rastrear el desempeño de la ejecución a lo largo del tiempo. El objetivo final de la PMO es mejorar el rendimiento del proyecto. Mida el progreso hacia este objetivo utilizando el análisis de la causa raíz para identificar los cuellos de botella (a menudo limitaciones de recursos) y luego implementando estrategias de mejora de procesos para eliminarlos.

Estrategia de habilidades

La ejecución superior de proyectos requiere un alto nivel de competencia en gestión de proyectos. Empiece por evaluar las habilidades del director de proyectos y desarrollar planes de mejora. Se puede mejorar el desempeño de la ejecución del proyecto mediante el uso de mentores de pares, autopsias del proyecto y haciendo coincidir las habilidades del administrador del proyecto con la complejidad del proyecto. Esfuércese por convertir a los gerentes de proyectos en líderes de proyectos ayudándolos a mejorar sus habilidades de comunicación, negociación y negocios. Alternativamente, contrate personal con más experiencia.

Estrategia de marketing interno

Para cambiar la posición de una PMO de un tomador de pedidos a un socio comercial se requiere la madurez de la PMO, así como la conciencia de las partes interesadas y la comprensión de su visión y objetivos. Haga el caso de negocio para la PMO reuniéndose personalmente con los patrocinadores del proyecto para comprender sus objetivos y su negocio. Desarrolle una estrategia para vincular el éxito mejorado de la PMO con el éxito empresarial de sus partes interesadas. Si puede establecer esta conexión y comenzar a entregar proyectos a tiempo que brindan valor, las partes interesadas desarrollarán una fuerte preferencia por los servicios que su PMO tiene para ofrecer.

Estrategia de herramientas

Muchas PMO inmaduras cometen el error de creer que una costosa herramienta comercial resolverá todos sus problemas. Esto sucede raramente. Las sofisticadas herramientas de gestión de la cartera de proyectos comerciales y de gestión de proyectos empresariales pueden ser muy eficaces siempre que la PMO ya esté madura y sea experta en el gobierno y la ejecución. Sin embargo, muchas PMO efectivas utilizan herramientas básicas que funcionan bastante bien para lograr resultados. La clave es hacer coincidir la herramienta con la capacidad de los usuarios y luego escalar cuando mejore la madurez.

La línea de fondo

Las prioridades en conflicto, los recursos limitados y los plazos ajustados siempre serán la norma. Al centrarse en la gobernanza, la ejecución, las habilidades, el marketing interno y las herramientas, su PMO puede madurar y convertirse en un socio comercial, no en un tomador de pedidos. Y cuando comienza la asociación, se obtienen resultados comerciales reales.

 

Sobre el Autor Gaylord Wahl es director en Point B con más de 35 años de experiencia liderando iniciativas de transformación empresarial y tecnología en una variedad de industrias, que incluyen venta minorista, tecnología de la información, software y servicios financieros. En 2018, Gaylord recibió el más alto honor de Point B llamado Blue Standard, que ejemplifica los valores de Point B a través de un liderazgo extraordinario. Como fundador de las áreas de gestión de cartera y servicio de PMO de Point B, Gaylord tiene una amplia experiencia en la gestión de cartera, configuración, operación y optimización de oficinas de programas y configuración / operación de iniciativas estratégicas.

Reeditado con permiso de Point B.