La planificación de la capacidad de los recursos es una función fundamental de la gestión de la portafolio. Las organizaciones generalmente quieren comprender la disponibilidad de recursos porque cada empresa tiene un número limitado de personas. En el papel, la planificación de la capacidad parece simple: compare las estimaciones de recursos con el tiempo disponible para trabajar. En la práctica, sin embargo, es quizás la disciplina más desafiante. En esta publicación proporcionaremos una descripción general de la planificación de la capacidad de recursos y concluiremos con recomendaciones para una gestión exitosa de la capacidad.

¿Qué es la planificación de la capacidad de los recursos?

La planificación de la capacidad de los recursos consiste en comparar la utilización futura de los recursos del proyecto con la capacidad disponible para realizar el trabajo. La utilización es la cantidad de esfuerzo que una persona dedica al trabajo (trabajo de proyecto, trabajo operativo, etc.) durante un período de tiempo determinado. La capacidad es la cantidad estándar de tiempo disponible para realizar el trabajo. Para medir con precisión la utilización y la capacidad en toda la portafolio para cada función de recurso, debemos saber algunas cosas básicas:

• Todos los proyectos en portafolio
• La utilización prevista para esa función para cada proyecto de la portafolio durante un período de tiempo determinado (por ejemplo, mensual)
• La cantidad de tiempo de trabajo no relacionado con el proyecto para ese rol durante un período de tiempo determinado (por ejemplo, mensual)
• El tiempo de trabajo estándar disponible para ese puesto (normalmente 40 horas por semana)

La recopilación de esta información para un grupo de recursos determinado es fundamental para la planificación de la capacidad y nos permite responder a dos preguntas fundamentales:

1. ¿Cuándo tenemos la capacidad para comprometernos con trabajo adicional? (orientado a la portafolio)
2. ¿Hay recursos disponibles para completar nuestro trabajo comprometido? (orientado a proyectos)

La visión de la planificación de la capacidad de recursos orientada a la portafolio

Esta primera pregunta está orientada a la portafolio por naturaleza para ayudar a los líderes senior en un equipo de gobierno de la portafolio a comprender cuándo se puede iniciar un nuevo trabajo de proyecto con los recursos disponibles. Comprender la disponibilidad de recursos informa si los nuevos proyectos se pueden completar con éxito a tiempo, dentro del alcance y dentro del presupuesto. Si un proyecto se inicia cuando hay recursos inadecuados, a menudo requiere que algunos de esos miembros del equipo trabajen por encima de su capacidad disponible o trabajen menos que las previsiones del proyecto, lo que a su vez amplía el proyecto y da como resultado una multitarea adicional. Deben evitarse ambas condiciones. Desafortunadamente, los recursos más críticos del proyecto casi siempre se utilizan por completo. Cuando hay recursos inadecuados para un nuevo proyecto, el equipo de gobierno de la portafolio tiene algunas opciones:

• Agregue más recursos (a menudo a través de contratistas o contratando nuevos empleados)
• Reducir el trabajo de los recursos existentes para que estén disponibles para el trabajo de nuevos proyectos (a menudo cancelando proyectos existentes o poniendo proyectos en espera)
• Reducir el alcance del nuevo proyecto para que se ajuste a la disponibilidad actual
• Amplíe la duración de un proyecto para que se ajuste a la disponibilidad actual

La visión orientada a proyectos de la planificación de la capacidad de recursos

La segunda pregunta "¿hay recursos disponibles para completar nuestro trabajo comprometido?" es una vista orientada a proyectos. La atención se centra en un solo proyecto y si hay nuevas escaseces de recursos o limitaciones que evitarían que el equipo cumpla con sus objetivos de cronograma, alcance y presupuesto. Los mismos datos de recursos utilizados para compilar la vista de nivel de portafolio también se pueden usar para profundizar en una sola vista de proyecto y darle al Gerente de Proyecto una mirada hacia el futuro para identificar posibles limitaciones o brechas de recursos. Ningún Project Manager quiere sorprenderse al tener menos recursos de equipo de lo esperado. Desafortunadamente, sucede con demasiada frecuencia. Cuando ocurre una escasez de recursos, el Gerente de Proyecto tiene algunas opciones:

• Negociar con el equipo de gobernanza de la portafolio para obtener los recursos necesarios
• Agregue más recursos (costosos y posiblemente difíciles de hacer)
• Revisar el alcance del proyecto
• Extiende la duración del proyecto

Ninguna de estas opciones es particularmente deseable y debe evitarse.

Gestión de capacidad de recursos

Según lo que hemos cubierto hasta ahora, puede comenzar a ver por qué es difícil planificar la capacidad de los recursos. Ahora discutiremos cómo recopilar los datos necesarios para administrar la capacidad de los recursos, comenzando con los equipos del proyecto. La planificación de la capacidad de los recursos representa la mayor superposición entre la gestión de la portafolio y la gestión de proyectos.

Comienza con el Gerente de Proyecto

Los datos primarios necesarios son los pronósticos de recursos para cada proyecto; Estos pronósticos son proporcionados por el Gerente de Proyecto y se basan en la estimación de recursos. Tan pronto como hablemos de estimación, debería desencadenar una respuesta de que los datos no son 100% precisos. Así es: la planificación de la capacidad de los recursos se basa en menos del 100% de información precisa. De hecho, todo ser humano lucha por predecir el futuro. Ésta es una de las razones por las que la planificación de la capacidad de los recursos es difícil.

La estimación se basa en la planificación del proyecto

Cuando se trata de la estimación de recursos, se basa en gran medida en la capacidad de planificación del equipo del proyecto. La planificación del proyecto debe considerar:

• Alcance del proyecto
• Tareas (lo que se debe hacer para completar el alcance del proyecto)
• Costos (o esfuerzo, a menudo medidos en horas)
• Duración (cuánto tiempo tomará cada tarea)
• Recursos (quién está haciendo el trabajo)
• Dependencias de tareas (relaciones con otras actividades)

Cuanto mejor pueda planificar el equipo, mejores serán las estimaciones de recursos.

El gestor de portafolio tiene sentido de todos los datos

El trabajo del administrador de portafolio (o equipo de gestión de portafolio) es recopilar los datos de recursos, agregarlos, analizarlos e informar al equipo de gobierno de la portafolio. Esta función es fundamental, ya que coordina entre los equipos de proyectos, los administradores de recursos y el equipo de gobierno de la portafolio.

 

**PRO TIP: Be sure to collect only the data that is really needed to manage resources and capacity; any data that is collected but not used to make better decisions is an organizational drain and waste of precious resources

 

La planificación de la capacidad de los recursos implica muchas partes móviles

El gráfico a continuación destaca las muchas partes móviles de la planificación de la capacidad de recursos tanto a nivel de portafolio como a nivel de proyecto. Una avería en cualquiera de estas áreas degradará la planificación de la capacidad; por lo tanto, alinear estas áreas de proceso es fundamental.

A nivel de portafolio, tenemos tres componentes:

• Datos de recursos: garantizar datos de recursos oportunos y de calidad
• Resource analysis: requires analysis and report building skills by a dedicated portfolio team
• Gobernanza de la portafolio: requiere que los líderes senior del equipo de gobernanza de la portafolio revisen periódicamente los datos de recursos, comprendan cómo utilizar los informes de recursos y tomen decisiones de portafolio de calidad y oportunas.

A nivel de proyecto también tenemos tres componentes:

• Buena planificación del proyecto: para garantizar que se define el alcance, se definen las tareas y se estima la duración y el esfuerzo
• Gestión de recursos: identifique los recursos adecuados necesarios de acuerdo con sus habilidades, capacidad e interés.
• Comunicación sólida: garantice una comunicación oportuna y de calidad entre el equipo del proyecto y todos los administradores de recursos.

 

Desafíos con la planificación de la capacidad de recursos

Ahora necesitamos cubrir desafíos específicos con la planificación de la capacidad de recursos para que las organizaciones puedan abordar estos desafíos y tener éxito con sus esfuerzos de planificación de la capacidad.

Madurez de la gestión de proyectos

La capacidad de crear un plan de proyecto sólido se basa en gran medida en las habilidades y la capacidad del gerente de proyecto. Los buenos gerentes de proyectos trabajarán con su equipo para co-crear el plan del proyecto y dedicarán mucho tiempo a profundizar en los detalles. Desafortunadamente, muchas organizaciones carecen del rigor o la disciplina para crear buenos planes de proyectos para todos los proyectos de la portafolio. Esto se ve obstaculizado aún más cuando las personas tienen el rol de "Gerente de Proyecto" pero no tienen capacitación formal o habilidades de liderazgo para crear un plan adecuado. Esto se relaciona directamente con la madurez de la gestión de proyectos de la organización.

Granularidad de datos

Al recopilar pronósticos de recursos, existen distintos niveles de detalle que un Project Manager puede recopilar:

• Organización: ¿deberían recopilarse datos sobre recursos a nivel de equipo organizativo? ¿Por rol? ¿O por nombre?
• Marco de tiempo: ¿deberían recopilarse datos sobre recursos a nivel trimestral? Nivel mensual? ¿Nivel semanal?
• Calendario del proyecto: ¿deberían recopilarse datos de recursos a nivel de proyecto? ¿Nivel de fase? Nivel de tarea?

Es importante que las organizaciones tengan claro el nivel de detalle necesario para capturar con éxito la utilización y la capacidad de los recursos. Cuanto más granulares sean los datos, más esfuerzo se requiere para recopilar y mantener los datos.

El equipo de gestión de la portafolio

Sorprendentemente, los líderes senior que forman parte de un equipo de gobierno también plantean un desafío para la gestión de la capacidad de los recursos. Hemos visto una de tres posibilidades:

1. Los líderes cuestionan los datos: incluso si el liderazgo senior inicia la planificación de la capacidad de los recursos, algunos líderes cuestionarán la calidad de los datos (especialmente si no les gusta lo que los datos les dicen). Si el liderazgo superior espera hasta que los datos de los recursos sean 100% precisos, nunca los utilizarán.
2. Leaders ignore the data: they don’t like what the data is telling them and they choose to ignore it
3. Los líderes no están seguros de cómo utilizar los datos: si bien muchos líderes son sólidos en sus respectivas áreas, algunos líderes no comprenden la gestión de portafolio o cómo gestionar una portafolio o la capacidad de recursos.

Software de planificación de capacidad de recursos

Otro desafío es cómo recopilar y almacenar los datos de recursos. Para equipos muy simples, se puede usar una hoja de cálculo, pero aún es un desafío no solo ingresar los datos, sino aún más, analizarlos correctamente. Los administradores de proyectos necesitan una vista, los administradores de portafolio necesitan otra vista y los administradores de recursos necesitan una tercera vista. Las hojas de cálculo se vuelven difíciles de manejar una vez que comienza a rastrear datos en una gran cantidad de proyectos con múltiples roles. El software de gestión de portafolios es importante para obtener las vistas correctas de los datos.

El papel del administrador de recursos

Otro desafío involucra la dinámica entre el Gerente de Proyecto y el Gerente de Recursos. En algunas organizaciones, los gerentes de proyecto pueden especificar cuánto tiempo necesitan para recursos específicos. En la mayoría de las organizaciones, es necesario consultar a un administrador de recursos (el administrador de un equipo específico de personas) antes de asignar los recursos. Esto requiere que el Project Manager negocie con el Resource Manager los recursos necesarios. Esto agrega otra capa de complejidad a la gestión de la capacidad de los recursos.

Cambio constante

El entorno del proyecto es muy dinámico: el panorama competitivo externo cambia, el liderazgo interno o los cambios organizacionales ocurren, las personas dejan la empresa, los presupuestos cambian, los objetivos estratégicos cambian, todo lo cual afecta el trabajo del proyecto. El plan de recursos creado por el Project Manager rara vez es estático durante mucho tiempo. Todos los cambios anteriores podrían hacer que el equipo del proyecto revise todos sus pronósticos de recursos. Cuanto más detallado sea el plan de recursos, más trabajo se requiere para actualizarlo y mantenerlo, ya que los factores externos e internos afectan el trabajo del proyecto.

Recomendaciones para la planificación de la capacidad de recursos

En resumen, basado en el trabajo con muchas organizaciones a lo largo de los años, aquí hay algunas recomendaciones clave:

• Comience con recursos críticos: no intente capturar datos de recursos para cada miembro del equipo del proyecto. Identifique de 1 a 2 roles que tengan una gran demanda de manera constante y comience a capturar su utilización y capacidad. Esto aplica conceptos de la Teoría de Restricciones a la gestión de portafolios.
• Comience con estimaciones de nivel de proyecto o de fase; no intente capturar la utilización de recursos a nivel de tarea. Suena genial y es el nirvana de la planificación de capacidad, pero no lo hagas. Los datos menos granulares aún pueden ser muy útiles para responder las dos preguntas al comienzo de esta publicación. Las estimaciones de nivel de fase son suficientemente buenas.
• Use los datos: los líderes senior deben comenzar a usar los datos incluso si no son perfectos. Tan pronto como las personas se enteren de que la alta dirección no está utilizando los datos, dejarán de perder tiempo recopilando e ingresando datos de recursos.
• Comunicar: comunicar a la organización cómo el equipo de gobierno de la portafolio está utilizando los datos. Comunique lo que se espera y cómo ayudará a todos a tener más éxito.
• Ayude a los directores de proyectos a mejorar sus habilidades de planificación de proyectos: una buena planificación de la capacidad se basa en una buena previsión. Brinde a los equipos de proyecto la capacitación que necesitan para mejorar en la estimación.
• No empiece con el seguimiento del tiempo. El seguimiento del tiempo tiene un lugar, pero no es necesario para planificar la capacidad de los recursos. Muchas organizaciones bien intencionadas se han quedado atrapadas en el fango del seguimiento del tiempo sin siquiera implementar la planificación de la capacidad. El seguimiento del tiempo mira al pasado, la previsión mira al futuro. El seguimiento del tiempo no es un requisito previo para mejorar sus habilidades de pronóstico.

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¿Qué es la planificación de la capacidad de los recursos?

La planificación de la capacidad de los recursos consiste en comparar la utilización futura de los recursos del proyecto con la capacidad disponible para realizar el trabajo. Esto permite que las empresas administren mejor los recursos para asumir nuevos trabajos y lograr proyectos estratégicos existentes.

¿Cuál es la diferencia entre utilización de recursos y capacidad de recursos?

La utilización es la cantidad de esfuerzo que una persona dedica al trabajo (trabajo de proyecto, trabajo operativo, etc.) durante un período de tiempo determinado. La capacidad es la cantidad estándar de tiempo disponible para realizar el trabajo.

¿Cómo debo medir la utilización y la capacidad en toda la cartera de proyectos?

1) Todos los proyectos de la cartera 2) La utilización prevista para esa función para cada proyecto de la cartera durante un período de tiempo determinado (por ejemplo, mensual) 3) La cantidad de tiempo de trabajo no relacionado con el proyecto para esa función durante un período de tiempo determinado (por ejemplo, mensual ) 4) El tiempo de trabajo estándar disponible para ese puesto (normalmente 40 horas por semana)

¿Cuál es el propósito de la planificación de la capacidad de recursos?

La gestión de la capacidad de los recursos nos ayuda a responder a dos preguntas fundamentales: 1) ¿Cuándo tenemos la capacidad para comprometernos con trabajo adicional? (orientado al portafolio) 2) ¿Hay recursos disponibles para completar nuestro trabajo comprometido? (orientado a proyectos)