PPM 101: Por qué es necesario contar con un Marco de Trabajo para la Toma de Decisiones del Portafolio de Proyectos

Descripción general del marco de decisión de la portafolio de proyectos

Un marco de decisión de la portafolio de proyectos es una estructura de gobierno para evaluar, autorizar y monitorear los proyectos a medida que pasan por el ciclo de vida del proyecto y es un componente crítico de la selección de proyectos y la supervisión de la portafolio. En la publicación anterior discutimos el proceso de entrada de trabajo que trae nuevas propuestas de proyectos al equipo de gobierno de la portafolio. En esta publicación, cubriremos los conceptos básicos de cómo un marco de decisión de portafolio de proyectos mejora aún más la gestión de la portafolio. Una portafolio ganadora debe contener proyectos ganadores, por lo tanto, el equipo de gobierno de la portafolio debe ser capaz de discriminar entre buenos proyectos y grandes proyectos. Este proceso permite al equipo de gobernanza revisar los proyectos de manera coherente según los criterios definidos para cada puerta.

Un marco de decisión de la portafolio de proyectos generalmente incluye dos o más fases, tales como: descubrimiento, planificación, desarrollo, ejecución / control y cierre. Para cada fase del trabajo, el equipo del proyecto tiene un conjunto de tareas que completar antes de regresar al equipo de gobierno para una revisión de la puerta. En cada reunión de revisión de la puerta, se proporciona información importante al equipo de gobierno de la portafolio para tomar una decisión de ir, no ir, mantener o modificar la decisión relacionada con el proyecto. Sin este tipo de marco de decisión, los proyectos innecesarios o desalineados pueden ingresar a la cartera y reducir significativamente los beneficios de los proyectos estratégicos en la portafolio. Los entregables y las métricas del proyecto garantizan aún más que los proyectos se realicen correctamente. Juntos, un marco de decisiones de portafolio de proyectos exitoso garantiza que los proyectos correctos se hagan correctamente. El diagrama a continuación destaca un marco de decisión de la portafolio de proyectos de muestra en el que los criterios de la cartera se utilizan en cada puerta para garantizar que se esté realizando el trabajo correcto.

Sample Project Portfolio Decision Framework
Ejemplo de marco de entrada de decisiones de la portafolio de proyectos

 

 

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Razones para desarrollar un marco de toma de decisiones de portafolio

Hay ocho razones por las que necesita desarrollar un buen marco de decisión de portafolio.

Sin un buen marco de toma de decisiones de la portafolio de proyectos, los proyectos innecesarios o desalineados pueden ingresar a la portafolio y reducir significativamente los beneficios de los proyectos estratégicos en la portafolio.

Proyectar proyectos desalineados

Un buen marco de toma de decisiones de portafolio filtra los proyectos mal alineados. Cada organización tendrá más proyectos de los que puede ejecutar, lo que requiere que el equipo de gobierno de la portafolio seleccione cuidadosamente el mejor proyecto. Algunos proyectos pueden verse bien en papel, pero están completamente desalineados con los objetivos y estrategias organizacionales. Cuando las organizaciones tienen criterios de evaluación bien establecidos, las revisiones de puerta son una excelente manera de filtrar estos proyectos desalineados.

Controle el flujo de trabajo entrante

Las revisiones de la portafolio de proyectos también pueden actuar como una válvula para controlar el número de proyectos que entran en la portafolio. Incluso si cada proyecto propuesto es un ganador, su organización aún tiene una capacidad de recursos limitada para realizar el trabajo. Los proyectos deben iniciarse en el momento adecuado para que la organización no se sobrecargue de trabajo. Un buen marco de toma de decisiones de portafolio funciona en paralelo con la planificación de la portafolio.

Dirigir el alcance del trabajo del proyecto

Las revisiones de la portafolio de proyectos brindan al equipo de gobierno de la portafolio la oportunidad de dirigir el alcance de los proyectos. Sin estas revisiones, el trabajo del proyecto puede continuar durante meses sin supervisión ejecutiva. Las organizaciones exitosas revisan la declaración de trabajo para cada proyecto e identifican los componentes del alcance “imprescindibles” versus “agradables”. Esto es importante porque le brinda al equipo de gobierno de la portafolio opciones al revisar y seleccionar proyectos y no los obliga a tomar decisiones de “todo o nada”.

Mejorar la calidad del proyecto

Un buen marco de decisión de la portafolio proporciona al equipo de gobierno de la portafolio entregables del proyecto que contienen información clave del proyecto. Los entregables en sí mismos garantizan la coherencia en el proceso y ayudan a garantizar que se implemente un buen plan de proyecto. Al hacer que el equipo de gobierno de la portafolio revise los entregables clave del proyecto, ayuda a garantizar que los líderes del proyecto creen entregables de mayor calidad.

Mayor visibilidad de proyectos importantes

Tener un buen marco de toma de decisiones proporciona una visibilidad muy necesaria para toda la organización de los proyectos que se están revisando y cuál es el estado actual de cada proyecto. Sin un buen marco de toma de decisiones de portafolio, es fácil perder el rastro de los proyectos y, lo que es peor, los proyectos sombra se aprueban sin revisiones formales, erosionando el valor de la portafolio.

Mejor seguimiento del progreso del proyecto

Un marco de gobierno de la portafolio no solo permite una mayor visibilidad del trabajo, sino que también proporciona un mecanismo para realizar un seguimiento del progreso y el estado de los proyectos en las diferentes fases del ciclo de vida del proyecto. Los proyectos que se han estancado en una fase en particular o están en dificultades pueden recibir ayuda de la alta dirección más rápido porque los proyectos están siendo monitoreados.

Mejora la comunicación en toda la organización

La comunicación sólida de la portafolio es un factor de éxito para una buena gestión de la portafolio. Tener un buen marco de toma de decisiones de la portafolio de proyectos fortalece y mejora la comunicación de la gobernanza de la portafolio en toda la organización al proporcionar una mayor visibilidad de los proyectos en la cartera y las decisiones que se toman. Al utilizar un lenguaje de proyecto común y tener un proceso coherente, los empleados comprenderán mejor el trabajo que se realiza en toda la empresa.

Proporciona estructura al proceso de gestión de proyectos

Finalmente, este marco de toma de decisiones proporciona una estructura para el proceso de gestión del proyecto al determinar un conjunto mínimo de entregables del proyecto necesarios para las revisiones de puerta. Aunque el marco de toma de decisiones de la portafolio de proyectos por sí mismo no reemplaza una metodología formal de gestión de proyectos, sí estandariza el proceso para llevar los proyectos a través de cada fase de revisión, reduciendo así la confusión y fortaleciendo el proceso de gestión de proyectos.

Resumen

El marco de toma de decisiones de la portafolio de proyectos es un componente importante de la gobernanza de la portafolio y puede aplicarse a proyectos en cascada o ágiles. Después de que una organización establece un proceso de admisión de trabajo, se puede agregar un marco de gobierno completo para aumentar la calidad de la toma de decisiones y ayudar a garantizar que la portafolio contenga proyectos ganadores. La clave es tener el proceso suficiente para ser eficaz sin ser burocrático. Solo la información que el equipo de gobierno de la portafolio necesita para tomar una decisión debe recopilarse como parte de las revisiones de puerta. Como cualquier proceso, la información que se recopila pero no se utiliza es una pérdida de recursos organizacionales. Este tipo de marco puede resultar muy eficaz cuando se configura correctamente.

 

 

 

 

¿Qué es un marco de decisión de portafolio de proyectos?

El marco de decisión de la portafolio de proyectos es una estructura de gobierno para evaluar, autorizar y monitorear proyectos a medida que pasan por el ciclo de vida del proyecto y es un componente crítico de la selección de proyectos y la supervisión de la portafolio.

¿Cómo se ve un marco de decisión de portafolio?

Un marco de decisión de la portafolio de proyectos generalmente incluye dos o más fases, tales como: descubrimiento, planificación, desarrollo, ejecución / control y cierre. Para cada fase del trabajo, el equipo del proyecto tiene un conjunto de tareas que completar antes de regresar al equipo de gobierno para una revisión del proyecto. En cada reunión de revisión del proyecto, se proporciona información importante al equipo de gobernanza de la portafolio para tomar una decisión de ir, no ir, mantener o modificar la decisión relacionada con el proyecto.

¿Cuáles son los beneficios de un marco de decisión de portafolio?

Hay varios beneficios para desarrollar un marco de decisión de la portafolio de proyectos que incluyen: la capacidad de filtrar proyectos desalineados, controlar el flujo de solicitudes de trabajo entrantes, permitir que el liderazgo dirija el alcance de los proyectos, mejorar la calidad del proyecto, obtener una mayor visibilidad de proyectos importantes, para monitorear el progreso del proyecto, para mejorar la comunicación en toda la organización y para proporcionar una mayor estructura al proceso de gestión del proyecto.