PPM 101 – ¿Cuenta con un Plan de Comunicación del Portafolio de Proyectos?

La gestión de la portafolio de proyectos (PPM) se trata de maximizar la entrega de valor comercial y la hoja de ruta de la portafoliio (o hoja de ruta estratégica) ayuda a los líderes senior a rastrear la entrega de ese valor. El liderazgo senior es el único responsable de garantizar que los proyectos y programas dentro de la portafolio brinden los beneficios esperados en el momento adecuado. Sin una visibilidad adecuada de la portafolio y la finalización de los componentes de la portafolio, los altos directivos no podrán gestionar con éxito la portafolio de proyectos. La gobernanza es fundamental; En nuestra publicación anterior, cubrimos la gobernanza de la portafolio y el marco de responsabilidad y cómo respalda la gestión de la portafolio. En esta publicación, nos enfocamos en usar hojas de ruta de la portafolio para rastrear la entrega de valor y mejorar el desempeño estratégico.

¿Qué es una hoja de ruta de portafolio?

La hoja de ruta de la portafolio es una descripción gráfica de la portafolio que se muestra en una línea de tiempo. Cuando se combina con otros metadatos, puede ser una herramienta poderosa para comunicar lo que está en el portafolio y cuándo se espera que se complete el trabajo. Esta vista gráfica tiene ventajas sobre simplemente revisar las fechas de inicio y finalización de un proyecto. Al filtrar los metadatos clave, como la meta estratégica, los líderes senior pueden realizar un seguimiento del progreso con respecto a las metas y objetivos de la organización y ver rápidamente cuántos proyectos activos respaldan esa meta estratégica. Cuando se agregan hitos importantes del proyecto a la hoja de ruta, se mejora aún más la información que se comunica al liderazgo superior al describir las fechas clave para cada proyecto. Además, si los gerentes de proyecto proporcionan el estado de los hitos y los hitos de códigos de colores (por ejemplo, rojo, amarillo o verde), se puede compartir fácilmente y comprender rápidamente una descripción gráfica aún más precisa del rendimiento de la portafolio.

Project Roadmaps Within a Portfolio Roadmap
Hojas de ruta del proyecto dentro de una vista de hoja de ruta estratégica

¿Por qué son importantes las hojas de ruta?

La hoja de ruta de la portafolio es una herramienta de comunicación importante tanto para la alta dirección como para el resto de la organización. Las buenas hojas de ruta de la portafolio se pueden entender fácilmente con pocos comentarios adicionales. Las organizaciones que no producen buenas hojas de ruta de portafolio a menudo hacen un mal trabajo al comunicar el desempeño estratégico en toda la organización. Sin una hoja de ruta clara de la portafolio, los líderes senior no estarán bien informados para administrar la portafolio y pueden autorizar los proyectos incorrectos en el momento equivocado.

Cuando se combina con otros metadatos, una hoja de ruta de la portafolio puede ser una herramienta poderosa para comunicar qué hay en la portafolio y cuándo se espera que se complete el trabajo.

Una buena hoja de ruta estratégica también es un elemento fundamental de la planificación de la portafolio. Cuando se completan demasiados proyectos al mismo tiempo, es posible que los departamentos afectados no puedan absorber todos los cambios a la vez. Roadmaps proporciona una visibilidad crítica de la finalización de los proyectos y puede ayudar a los líderes senior a secuenciar los proyectos para que los departamentos afectados no se sientan abrumados y puedan absorber con éxito todos los cambios de los respectivos proyectos.

¿Cuándo se utilizan las hojas de ruta?

Una hoja de ruta de la portafolio se puede utilizar tanto a nivel estratégico como táctico. Revisemos las diversas reuniones en las que una hoja de ruta agregará valor a esa reunión.

  1. Planificación anual (estratégica): durante las reuniones de planificación anual, los líderes senior pueden alejarse y ver un horizonte de tiempo más largo en su hoja de ruta para ver cuándo se completan ciertos proyectos o cuándo se lanzan los productos y usar esta información para evaluar cuándo iniciar nuevos proyectos. Esto apoya tanto la planificación anual como la planificación estratégica. Si la organización no desarrolla una hoja de ruta de portafolio, ¿cómo puede esperar de manera realista lograr sus objetivos estratégicos? Como dice el refrán, "la esperanza no es un plan".
  2. Reuniones de revisión de la portafolio (estratégicas): las reuniones periódicas de revisión de la portafolio brindan a los líderes senior la oportunidad de evaluar la visión a largo plazo de la portafolio en apoyo de las discusiones de planificación estratégica. En estos momentos, se pueden tomar decisiones si cancelar proyectos en curso o volver a priorizar ciertos proyectos en la portafolio.
  3. Reuniones de gobernanza de proyectos (estratégicas): las reuniones de gobernanza de proyectos son otro lugar donde las hojas de ruta de la portafolio pueden agregar un valor increíble. Todos los proyectos propuestos deben tener su propia hoja de ruta del proyecto para comunicar la entrega de valor y garantizar que el calendario propuesto satisfaga las necesidades estratégicas y no entre en conflicto con otros hitos del proyecto. Cuando se propone un proyecto no identificado previamente, el equipo de gobierno debe preguntar si la propuesta promueve el éxito estratégico o se interpone en el camino de proyectos clave que ya están en la hoja de ruta.
  4. Reuniones de revisión de estado (tácticas): a nivel táctico, una hoja de ruta del proyecto se puede utilizar en las reuniones de revisión de estado para ampliar un horizonte de tiempo más corto y revisar el estado de los hitos de los proyectos. Esto puede ser mucho más efectivo que revisar solo los informes de estado.
  5. Reuniones de gerentes de proyecto (tácticas): al observar los hitos a corto plazo, los gerentes de proyecto pueden tener discusiones tácticas en tiempo real para garantizar que el desempeño de los hitos actuales no afecte a otros proyectos dependientes. Además, una buena hoja de ruta permitirá a los líderes senior filtrar los objetivos estratégicos u otros metadatos y realizar un seguimiento del desempeño estratégico dentro de las reuniones de estado.

Además de las reuniones mencionadas anteriormente, las hojas de ruta pueden ayudar con el análisis de la portafolio ad hoc o la comunicación ad hoc en toda la organización para informar a los empleados sobre el desempeño actual del proyecto y la portafolio.

Beneficios de utilizar una hoja de ruta estratégica

En resumen, las hojas de ruta estratégicas brindan varios beneficios a la organización:

  • Proporciona un mensaje claramente articulado de lo que está haciendo una organización, cuándo lo está haciendo y lo que vendrá después.
  • Es un plan que combina los objetivos a corto y largo plazo con soluciones específicas para ayudar a alcanzar esos objetivos.
  • Ayuda a los tomadores de decisiones a llegar a un consenso sobre un conjunto de necesidades y las soluciones necesarias para satisfacer esas necesidades.
  • Llama la atención sobre el trabajo más importante y los problemas más críticos.
  • Proporciona un mecanismo para ayudar a pronosticar el desarrollo de nuevos proyectos.
  • Proporciona un marco para planificar y coordinar el trabajo del proyecto entre equipos y departamentos.
  • Ayuda a gestionar las expectativas de lo que se hará cuando
  • Destaca la entrega de valor del proyecto

Acuity PPM ofrece visibilidad estratégica a través de hojas de ruta de portafolio y ya está disponible. Si tiene preguntas sobre cómo desarrollar una hoja de ruta de portafolio o necesita ayuda experta, contáctenos hoy para una llamada complementaria de 15 minutos.

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¿Qué es una hoja de ruta del portafolio?

La hoja de ruta de la portafolio es una descripción gráfica de la portafolio que se muestra en una línea de tiempo. Cuando se combina con otros metadatos, puede ser una herramienta poderosa para comunicar lo que está en el portafolio y cuándo se espera que se complete el trabajo.

¿Cuál es el propósito de una hoja de ruta del portafolio?

La hoja de ruta de la portafolio es una herramienta de comunicación importante tanto para la alta dirección como para el resto de la organización. Las buenas hojas de ruta de la portafolio se pueden entender fácilmente con pocos comentarios adicionales. Las organizaciones que no producen buenas hojas de ruta de portafolio a menudo hacen un mal trabajo al comunicar el desempeño estratégico en toda la organización. Sin una hoja de ruta clara de la portafolio, los líderes senior no estarán bien informados para administrar la portafolio y pueden autorizar los proyectos incorrectos en el momento equivocado.

¿Cuándo se utilizan las hojas de ruta del portafolio?

Una hoja de ruta de la portafolio se puede utilizar tanto a nivel estratégico como táctico de las siguientes formas: 1) Planificación anual (estratégica): durante las reuniones de planificación anual, los líderes superiores pueden alejarse y ver un horizonte de tiempo más largo en la hoja de ruta de la portafolio para ver cuándo proyectos terminados o cuándo se lanzan los productos y utilice esta información para evaluar cuándo iniciar nuevos proyectos. 2) Reuniones de revisión de la portafolio (estratégicas): las reuniones periódicas de revisión de la portafolio brindan a los líderes senior la oportunidad de evaluar la visión a largo plazo de la portafolio en apoyo de las discusiones de planificación estratégica. En estos momentos, se pueden tomar decisiones si cancelar proyectos en curso o volver a priorizar ciertos proyectos en la portafolio. 3) Reuniones de gobierno del proyecto (estratégicas): las reuniones de gobierno del proyecto son otro lugar donde las hojas de ruta de la portafolio pueden agregar un valor increíble. Todos los proyectos propuestos deben compararse con la hoja de ruta de la portafolio para garantizar que el calendario propuesto satisfaga las necesidades estratégicas y no entre en conflicto con otros hitos del proyecto. 4) Reuniones de revisión de estado (tácticas): a nivel táctico, se puede usar una hoja de ruta de la portafolio en las reuniones de revisión de estado para ampliar un horizonte temporal más corto y revisar el estado de los hitos de los proyectos. Esto puede ser mucho más efectivo que revisar solo los informes de estado. 5) Reuniones de gerentes de proyectos (tácticas): al observar los hitos a corto plazo, los gerentes de proyectos pueden tener discusiones tácticas en tiempo real para garantizar que el desempeño de los hitos actuales no afecte a otros proyectos dependientes.