¿Qué es la Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM)?

Project portfolio management (hereafter referred to as “PPM”) is a critical component for executives and senior managers to execute strategy. According to Mark Morgan, “there is simply no path to executing strategy other than the one that runs through project portfolio management”. In fact, projects are “the true traction point for strategic execution”. Furthermore, David Cleland states in the book Project Portfolio Management: Selecting and Prioritizing Projects for Competitive Advantage by Lowell D. Dye  and James S. Pennypacker that “projects are essential to the survival and growth of organizations. Failure in project management in an enterprise can prevent the organization from accomplishing its mission. The greater the use of projects in accomplishing organizational purposes, the more dependent the organization is on the effective and efficient management of those projects. Projects are a direct means of creating value for the customer in terms of future products and services. The pathway to change will be through development and process projects. …With projects playing such a pivotal role in future strategies, senior managers must approve and maintain surveillance over these projects to determine which ones can make a contribution to the strategic survival of the company”. Every Project Management Office (PMO) should be heavily involved with project portfolio management.

The Distinction Between Project, Program, and Portfolio Management

Before diving into the details of project portfolio management, let’s provide a brief overview of the difference between projects, programs, and portfolios.

 

• PORTFOLIO: a portfolio is a collection of projects and programs
• PROGRAM: a program is a collection of related projects and other work that share common objectives and are better managed collectively
• PROJECT: a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result with defined scope resources, and schedule.

 

PPM es una disciplina de liderazgo de alto nivel que impulsa la ejecución estratégica y maximiza la entrega de valor empresarial a través de la selección, optimización y supervisión de las inversiones en proyectos que se alinean con los objetivos y estrategias comerciales.

Definiciones de Gestion del Portafolio

First, project portfolio management must be defined. Several definitions of PPM from authoritative resources are given below and provide a balanced view to the subject of portfolio management. Without a complete understanding of PPM, the benefits mentioned above will be reduced.

According to the Project Management Institute (PMI®), project portfolio management is the “centralized management of one or more portfolios that enable executive management to meet organizational goals and objectives through efficient decision making on portfolios, projects, programs and operations.”

La serie Stanford Advanced Project Management ofrece una definición concisa de PPM: "PPM es el conjunto de todos los proyectos y programas prioritarizado basado en la estrategia de una organización conciliado con los recursos disponibles para lograrlos".

La Association for Project Management defines portfolio management Association for Project Management define PPM como "la selección, priorización y control de los proyectos y programas de una organización de acuerdo con sus objetivos estratégicos y su capacidad de entrega. El objetivo es alinear las iniciativas de cambio con los negocios optimizando siempre el retorno de la inversión ”

Gaylord Wahl de la firma Punto B, ofrece otro ángulo de la Gestión del Portafolio: “PPM aplica las herramientas y la disciplina de la gestión financiera a la gestión de productos / proyectos, teniendo en cuenta: estrategia de inversión, riesgo, ROI, crecimiento / rentabilidad, equilibrio, diversificación y alineación con los objetivos".

Acuity PPM define PPM como "una disciplina de liderazgo sénior que impulsa la ejecución estratégica y maximiza la entrega de valor empresarial a través de la selección, optimización y supervisión de las inversiones en proyectos que se alinean con los objetivos y estrategias empresariales". PPM se trata de maximizar y entregar valor.

What Is the Project Portfolio Management Lifecycle?

Based on the information above, project portfolio management can be broken down into four basic components: selecting the right projects, optimizing the portfolio, protecting the portfolio’s value, and improving portfolio processes. In order to implement portfolio management, we must understand PPM at this highest level. These four components are represented in the diagram below, but it is important to understand that these four lifecycle steps occur in parallel with each other, but for the purpose of understanding  portfolio management, we can define four distinct lifecycle steps.

 

1) Definir el Portafolio de Proyectos - La definición del Portafolio de Proyectos incluye procesos tales como: la generaciòn de ideas, la ingesta de trabajo y la puerta de fase seleccionar proyectos que se alineen con los objetivos estratégicos. Parte de la definición del Portafolio de Proyectos requiere que el equipo de gobierno del portafolio defina parámetros de Portafolio de Proyectos tales como qué tipos de proyectos incluir (por ejemplo, proyectos operativos, proyectos estratégicos o ambos), el umbral en dinero en el que los proyectos deben incluirse en la Portafolio de Proyectos. Al comienzo de la implementación de PPM, es importante que el equipo de gobierno decida qué es un proyecto y luego defina qué tipos de proyectos pertenecen a la Portafolio de Proyectos. Esto da como resultado que el Portafolio de Proyectos contenga un mayor porcentaje de proyectos ganadores.

2) Optimize Portfolio Value—this involves all the steps necessary to construct an optimal portfolio given current limitations and constraints (e.g. prioritization, resource capacity planning, portfolio planning, etc.). Portfolio optimization involves intermediate to advanced processes to maximize the value of the portfolio. Governance teams first need to establish Work Intake processes and be able to say no to new requests. Once basic governance is established, it is possible to truly optimize the portfolio. By definition, portfolio optimization means working within current limitations and constraints, and in practice it requires governance teams to reject lower value work in order to increase the overall value of the portfolio.

3) Proteger el valor del Portafolio de Proyectos - Durante la Optimización del Portafolio de Proyectos, se debe proteger el valor de del portafolio de proyectos (los beneficios del proyecto). Esto ocurre al monitorear los proyectos, evaluar el estado del portafolio de proyectos y administrar el riesgo del portafolio de proyectos. No es suficiente simplemente iniciar buenos proyectos, el liderazgo de la Alta Dirección desempeña un papel importante para garantizar que los proyectos cumplan con los objetivos previstos y entreguen el valor esperado. Parte de esta responsabilidad recae en el patrocinador del proyecto y el Comité Directivo del Proyecto, pero el equipo de Gobierno del Portafolio de Proyectos desempeña un papel aún mayor, garantizar que los recursos estén disponibles para realizar el trabajo en marcha y que no hay prioridades en competencia que compliquen la finalización del proyecto y que los riesgos del portafolio de proyectos cuentan con controles o un plan de mitigación.

4) Entregar el valor del Portafolio de Proyectos - Esta fase del ciclo de vida incluye los procesos de realización de beneficios para garantizar que el valor del Portafolio de Proyectos se entregue comparando los beneficios esperados con los beneficios reales. Esto requiere que los equipos midan proactivamente el desempeño del proyecto después de la finalización. Muchas empresas no dedican recursos a la realización de beneficios y, por lo tanto, pierden la oportunidad de comparar los beneficios esperados con los beneficios reales. Además, la entrega del valor del Portafolio de Proyectos implica mejorar la madurez de los procesos de PPM, una mayor madurez se traduce en una mayor realización de los beneficios. Por último, la mejora continua del proceso puede mejorar la entrega del Portafolio de Proyectos.

¿Cuáles son las capacidades importantes de PPM?

PPM es una disciplina estratégica multifacética que incluye una serie de capacidades que se definen a continuación. Portfolio Managers are needed to both develop and oversee these processes.

• Generación de Ideas: Es el proceso de generación y afinación de una lista de nuevas ideas de proyectos. El objetivo es recopilar las mejores ideas de la organización para generar proyectos de mayor calidad.
• Propuesta de trabajo: Se refiere a los pasos para desarrollar una propuesta de proyecto y llevarla a la junta de gobierno para una decisión de ir / no ir.
• Phase-Gate – a governance structure to evaluate, authorize, and monitor projects as they pass through the project lifecycle.
• Priorización: Es el proceso de evaluación del proyecto en función a criterios de decisión que facilitará la asignación de recursos a los proyectos más importantes y la definición del momento más adecuado para iniciar su ejecución.
• Optimización del Portafolio de Proyectos: Se refiere a las técnicas de optimización utilizadas para identificar la agrupación óptima de proyectos que maximizan el valor del Portafolio de Proyectos ajustada al riesgo y a un presupuesto autorizado.
• Planificación del Portafolio de Proyectos: Se refiere al proceso para optimizar la secuencia y el tiempo de los proyectos aprobados en función a las limitaciones y dependencias de los recursos.
• Planificación de la capacidad de recursos: Se refiere al proceso de comparar la utilización futura de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto con la capacidad disponible para hacer el trabajo.
• Gestión del riesgo del Portafolio de Proyectos: Evalúa la naturaleza del riesgo de los proyectos y gestiona los riesgos del Portafolio de Proyectos.
• Comunicación del Portafolio de Proyectos: Incluye los procesos para comunicar todos los aspectos del proyecto y el progreso del Portafolio de Proyectos.
• Informes y análisis del Portafolio de Proyectos: Incluye los procesos para analizar e informar sobre el valor y el progreso del Portafolio de Proyectos.
• Gestión del valor del Portafolio de Proyectos: Incluiye los procesos para evaluar, medir y rastrear los beneficios del proyecto a nivel del Portafolio de Proyectos.
• Monitoreo de proyectos: Incluye los procesos para medir y rastrear la salud y el desempeño del proyecto.
• Gobierno del Portafolio: Se refiere al proceso de toma de decisiones para seleccionar y priorizar el trabajo del proyecto.

 

 

¿Cuándo es el momento de implementar PPM?

Hay varias señales de cuándo las empresas deben implementar PPM.

1. El primer indicador es cuando comienzan a administrar múltiples proyectos. La Alta Dirección debería tener visibilidad del Portafolio de Proyectos de inmediato ya que esto le permitirá gestionar la ejecución de la estrategia y evitar proyectos de bajo valor.
2. Si es complicado el realizar las actividades del trabajo, hay prioridades en competencia (o las prioridades cambian a menudo), y los recursos están sobrecargados, este es otro buen indicador para implementar prácticas básicas de PPM.
3. Si la organización está sobrecargada de trabajo y las prioridades no están claras, este es otro indicador para adoptar prácticas de PPM.
4. La Alta Dirección que desea mejorar la ejecución de su estrategia deben instituir el rigor básico de PPM.

 

 

PPM proporciona respuestas a ocho preguntas fundamentales:

Project portfolio management provides answers to eight fundamental questions:

1. ¿ En que estamos trabajando? No puedes gestionar lo que no puedes ver. Las organizaciones con poca o ninguna disciplina de PPM pueden estar ejecutando muchos más proyectos de lo que creen, o peor aún, pueden estar administrando esfuerzos de proyectos duplicados y ni siquiera darse cuenta. Obtener visibilidad de todo el trabajo del proyecto es el primer beneficio importante de rastrear su Portafolio de Proyectos. Esto ayuda a los altos directivos a eliminar proyectos redundantes y ahorrar dinero.
2. ¿Tenemos los proyectos correctos? Después de obtener visibilidad de todo el trabajo del proyecto, el equipo de liderazgo puede comenzar a evaluar si tienen los proyectos correctos en el Portafolio de Proyectos. Esto requiere establecer criterios correctos para determinar cuando un proyecto es "bueno". La Alta Dirección también debe desarrollar un proceso de admisión para evaluar y aprobar el trabajo correcto del proyecto.
3. ¿Dónde estamos invirtiendo dinero y personas? Sin una buena métrica y análisis a nivel de Portafolio de Proyectos, la Alta Dirección puede estar ciego respecto de dónde están invirtiendo recursos en el Portafolio de Proyectos. Hay muchas formas de evaluar dónde se invierte dinero y personas. Por eso es importante clasificar los proyectos. Un enfoque común es "Ejecutar", "Crecer" y "Transformar". Categorías como estas pueden informar en gran medida a la Alta Dirección de cuánto dinero se gasta para administrar el negocio en lugar de crecer o transformar el negocio.
4. ¿Está optimizado nuestro portafolio? La optimización de un Portafolio de Proyectos requiere comprender las diversas limitaciones presupuestarias o de recursos de la organización. La optimización del Portafolio de Proyectos se realiza en múltiples niveles, como la optimización de la relación costo-valor, la optimización de recursos, la optimización de horarios y la optimización del tipo de trabajo.
5. ¿Podemos entregar la Portafolio de Proyectos de manera realista? Esta es una pregunta importante para la que los altos directivos necesitan respuestas. Cuando las compañías no operan dentro de las limitaciones de recursos conocidas y / o no tienen planes de proyecto realistas, es imposible entregar con éxito el Portafolio de Proyectos de acuerdo con el plan de trabajo.
6. ¿Cómo nos estamos desempeñando? Comprender el rendimiento real del Portafolio de Proyectos es fundamental para que los altos directivos "entreguen los beneficios" de manera exitosa y consistente. Esto incluye el estado del proyecto, pero va más allá del informe de estado del proyecto individual, requiere una vista del Portafolio de Proyectos sobre el rendimiento del proyecto para obtener una imagen precisa de cómo está funcionando el Portafolio de Proyectos.
7. ¿Podemos absorber todo el cambio? Incluso si los recursos se administran bien y existen buenos planes de proyecto, si muchos proyectos intentan implementar múltiples cambios en el mismo grupo de partes interesadas al mismo tiempo, esa organización o compañía puede no ser capaz de absorber y manejar todos los cambios que se avecinan a ellos. La buena PPM supervisará si la organización puede absorber todos los cambios.
8. ¿Obtuvimos los beneficios que pretendíamos? Esto se refiere a la realización de beneficios y es un tema importante. Para saber si los beneficios se obtuvieron después del proyecto, el equipo de liderazgo debe comprender cuáles son los beneficios antes de que comience el proyecto y hacer un seguimiento de ellos durante todo el ciclo de vida del proyecto.

By implementing project portfolio management, your company can get answers to these questions faster and with greater confidence.

¿Cuáles son los beneficios de PPM?

Companies that do successfully implement project portfolio management (PPM) reap several benefits, listed below:

• Mayor ejecución estratégica que resulta en el logro de más metas y objetivos comerciales de la organización.
• Valor del Portafolio de Proyectos maximizado para la organización.
• Procesos de toma de decisiones mejorados que dan como resultado mejores decisiones
• Gestión exitosa del cambio organizacional
• Mayor visibilidad de los proyectos en la organización.
• Mayor porcentaje de éxito de proyectos en un entorno complejo.
• Riesgo organizacional reducido
• Carga de trabajo de Portafolio de Proyectos de proyectos equilibrada

Estos beneficios son reales, pero requieren liderazgo para respaldar las prácticas de PPM y seguir procedimientos definidos para obtener la aceptación y el apoyo de la organización.

 

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¿Qué es un portafolio de proyectos?

Una cartera de proyectos es un conjunto definido de proyectos y programas dentro de una organización que se gestiona mejor como un conjunto colectivo de trabajo para lograr objetivos estratégicos.

¿Qué es la gestión de la portafolio de proyectos?

La gestión de la portafolio de proyectos es una disciplina de liderazgo sénior que impulsa la ejecución estratégica y maximiza la entrega de valor empresarial mediante la selección, optimización y supervisión de las inversiones del proyecto que se alinean con los objetivos y estrategias empresariales.

¿ Que es el ciclo de vida de la Gestion del Portafolio ?

El ciclo de vida de la gestión de portafolio incluye cuatro elementos esenciales. 1) Definir la portafolio: procesos para definir los parámetros de la cartera y seleccionar proyectos que se alineen con los objetivos estratégicos. Esto da como resultado que la cartera contenga un mayor porcentaje de proyectos ganadores. 2) Optimizar el valor de la portafolio: todos los pasos necesarios para construir una cartera óptima dadas las limitaciones y limitaciones actuales (por ejemplo, priorización, planificación de la capacidad de recursos, planificación de la cartera, etc.) 3) Proteger el valor de la portafolio: durante la ejecución de una cartera optimizada, el agregado los beneficios del proyecto (valor de la cartera) deben protegerse. Esto ocurre mediante el seguimiento de proyectos, la evaluación del estado de la cartera y la gestión del riesgo de la cartera. 4) Ofrecer valor a la portafolio: asegúrese de que se entregue el valor de la cartera comparando los beneficios esperados con los beneficios reales. La mejora de la madurez de PPM se traduce en una mayor realización de los beneficios de la gestión de portafolio.

¿Cuáles son las capacidades importantes de PPM?

La amplitud total de la gestión de la portafolio de proyectos incluye varias capacidades importantes que incluyen: generación de Ideas, propuesta de trabajo, estructura de gobierno, priorización, optimización del portafolio de proyectos, planificación del portafolio de proyectos, planificación de la capacidad de recursos, gestión del riesgo del portafolio de proyectos, comunicación del portafolio de proyectos, informes y análisis del portafolio de proyectos, gestión del valor del portafolio de proyectos, monitoreo de proyectos, gobierno del portafolio

¿Cuáles son los beneficios de PPM?

Las empresas que implementan con éxito la gestión de la portafolio de proyectos (PPM) obtienen varios beneficios: 1) Mayor ejecución estratégica que resulta en el logro de más metas y objetivos comerciales de la organización. 2) Valor del Portafolio de Proyectos maximizado para la organización. 3) Procesos de toma de decisiones mejorados que dan como resultado mejores decisiones 4) Gestión exitosa del cambio organizacional 5) Mayor visibilidad de los proyectos en la organización. 6) Mayor porcentaje de éxito de proyectos en un entorno complejo. 7) Riesgo organizacional reducido 8) Carga de trabajo de Portafolio de Proyectos de proyectos equilibrada

PPM proporciona respuestas a ocho preguntas fundamentales:

1) ¿ En que estamos trabajando? 2) ¿Tenemos los proyectos correctos? 3) ¿Dónde estamos invirtiendo dinero y personas? 4) ¿Está optimizado nuestro portafolio? 5) ¿Podemos entregar la Portafolio de Proyectos de manera realista? 6) ¿Cómo nos estamos desempeñando? 7) ¿Podemos absorber todo el cambio? 8) ¿Obtuvimos los beneficios que pretendíamos?