PPM 101: Cómo crear un proceso de admisión de propuestas

Propuestas - La puerta delantera

¿Tiene su organización una "entrada única" para las solicitudes de nuevos proyectos? O mejor dicho, ¿su organización tiene una puerta de entrada, una puerta lateral, una puerta trasera y muchas otras formas de recibir solicitudes? Tener múltiples formas de presentar solicitudes es un problema común para muchas empresas y destaca la necesidad de un proceso estándar proceso de admisión de propuestas. Sin un proceso de admisión de propuestas. común, puede ser casi imposible rastrear todo el trabajo que se está haciendo porque no existe una "fuente única de verdad". Peor aún, puede haber mucho trabajo en la sombra en la organización que consume tiempo valioso de recursos de proyectos de mayor prioridad.

Cuando se establecen organizaciones de proyectos (PMO), una de las primeras tareas es aclarar cómo se enviarán y revisarán las nuevas solicitudes de proyectos. La entrada de trabajo se refiere al proceso para crear propuestas de proyectos y obtener una decisión de ir o no. Este proceso a menudo funciona junto con un proceso de ideación y un marco de decisión de cartera completo, pero también puede ser independiente. La entrada de trabajo es un componente crítico para definir la portafolio de proyectos y, por lo tanto, se encuentra dentro de la etapa del ciclo de vida "Definir la portafolio". El siguiente diagrama destaca la entrada de trabajo en el contexto del ciclo de vida de la cartera.

Work intake in the context of the portfolio lifecycle

Los beneficios de la propuestas

Hay varios beneficios de crear un proceso de admisión de propuestas, que se resumen a continuación:

  • Claridad organizacional: ayudar a los empleados a comprender cómo se presentan las propuestas de proyectos resultará en una mayor participación de la organización
  • Mayor eficiencia: tener una comprensión clara del proceso de admisión de propuestas resultará en una mayor eficiencia en la creación y aprobación de propuestas y acortará el tiempo requerido para crear propuestas.
  • Mayor calidad: aclarar qué información se necesita en la propuesta (y por qué) dará como resultado propuestas de mayor calidad. También evitará que las personas recopilen información que no se utilizará.
  • Mayor coherencia: las herramientas y plantillas comunes proporcionarán propuestas más coherentes, lo que facilitará a los tomadores de decisiones comparar y revisar las propuestas.
  • Controlar el trabajo en curso (WIP): tener procesos de entrada de trabajo ayuda a la PMO y al equipo de gobierno a controlar la cantidad de trabajo que ingresa a la cartera.

 

La entrada de trabajo es un proceso fundamental de PMO / PPM que las organizaciones deben completar lo antes posible. Las organizaciones con buenos procesos de entrada de trabajo tienen visibilidad de toda su cartera y proyectos de mayor calidad con mayores tasas de presentación.

 

¿Le gustaría una demostración personalizada? Haga clic aquí

Pasos para crear un proceso de admisión de propuestas

Desarrollar un proceso de admisión de calidad requiere un poco de esfuerzo, pero es un componente crítico para la gestión de la cartera. A continuación se describen algunos de los pasos básicos para crear un proceso de admisión de propuestas.

  1. Documentar las funciones y responsabilidades: las funciones y responsabilidades de cada participante en el proceso deben documentarse y comunicarse. Algunas preguntas que deben responderse incluyen: ¿quién redactará la propuesta (gerente de proyecto, analista de negocios, patrocinador ejecutivo)? ¿Qué información se necesita? ¿Qué plantillas se deben completar? ¿Qué formato debe presentarse la información? ¿Quién revisará las propuestas? ¿Cómo se tomarán las decisiones?
  2. Determine los umbrales de las propuestas de proyectos: en la mayoría de los casos, las organizaciones deben comenzar por centrarse en las solicitudes de proyectos (en contraposición a todas las solicitudes de TI que normalmente pueden ser manejadas por un sistema de tickets de TI estándar). Esto requiere alguna definición de proyecto (por ejemplo, por encima de un umbral en dólares, por encima de un umbral de esfuerzo de recursos, etc.). La creación de estas definiciones ayudará a garantizar que todas las solicitudes coincidan con la definición de un proyecto.
  3. Documentar el flujo de trabajo: el proceso de entrada de trabajo no tiene por qué ser complicado, pero sí es necesario definir un proceso estándar. El nivel de detalle puede aumentar con el tiempo, pero ayudar a los participantes a comprender cómo crear una propuesta, cómo enviar la propuesta y quién revisa la propuesta (y cuándo) son procesos importantes que deben documentarse.
  4. Identificar herramientas para crear propuestas: los participantes deben saber si hay plantillas disponibles (muy recomendadas) para crear una propuesta. ¿Hay algún sistema de TI que deba utilizarse? (por ejemplo, SharePoint, portal, sistema de gestión de cartera)? Los sistemas dedicados como Acuity PPM ayudan a automatizar el proceso de entrada de trabajo del proyecto.

 Factores de éxito en la propuestas

Hay varios factores de éxito que las organizaciones deben tener en cuenta al introducir un proceso de admisión de propuestas.

  • Tener una única “puerta de entrada a la organización”. Cualquier ambigüedad aquí socavará todo el proceso de admisión de propuestas.
  • Tener roles y responsabilidades claros de todos los participantes en el proceso de ingreso al trabajo. Aunque el proceso no tiene por qué ser complicado, los participantes deben comprender su papel en el proceso. Se recomienda un poco de entrenamiento ligero.
  • Aclare qué información debe enviarse. A las personas les apasionan sus nuevas ideas y quieren hacer todo lo posible para que se aprueben, incluso si esto significa pasar mucho tiempo recopilando información que no es relevante para el proceso. Ayudar a los participantes a comprender qué información necesitan recopilar y cómo se utilizará agilizará el proceso y lo hará coherente.
  • Propiedad clara del proceso. Una PMO u otro equipo debe ser dueño del proceso, asegurarse de que funcione, brindar capacitación y asegurarse de que se utilice correctamente.
  • Comunicación clara. El equipo que posee el proceso necesita sobre-comunicar cómo funciona el proceso, así como las decisiones tomadas; de lo contrario, el proceso corre el riesgo de fallar. Los procesos de entrada de trabajo (como todos los procesos de gestión de carteras) necesitan cuidados y alimentación.
  • Horarios claros para enviar solicitudes y hacer presentaciones. La coherencia es importante aquí. ¿Existe un día y una hora de la semana en que las propuestas deben enviarse para su revisión? ¿Hay una reunión de revisión permanente donde los tomadores de decisiones revisarán las propuestas? Esta información debe compartirse para que el proceso sea más eficiente.

Metricas de admisión de propuestas

Las organizaciones deben considerar capturar algunas métricas clave para el proceso de admisión de propuestas:

  • Cuántas solicitudes de proyectos se originan en una organización determinada (por ejemplo, finanzas, operaciones, marketing, etc.). Cuando la organización comprende de dónde provienen sus solicitudes, puede tomar medidas para satisfacer mejor las necesidades de esas organizaciones internas.
  • ¿Cuántas propuestas están incompletas?
  • ¿Cuántas propuestas llegan por semana? ¿Por mes? ¿Por cuarto? Esta información puede informar la frecuencia con la que los tomadores de decisiones deben reunirse y por cuánto tiempo; también puede apoyar los procesos de planificación anual.

Flujo del proceso de admisión de propuestas

El siguiente diagrama destaca un diagrama de flujo del proceso de entrada de trabajo básico con tres pasos básicos:

  1. Cree la propuesta: estos son los pasos que sigue un iniciador de proyecto para investigar un concepto y completar un formulario de admisión.
  2. Revise la propuesta: es posible que el iniciador del proyecto deba revisar la propuesta con su gerente (si corresponde). De lo contrario, un gestor / administrador de cartera revisará las propuestas para asegurarse de que se ajusten a las directrices del proyecto para el proceso de admisión. En este momento, es posible que se les pida a otros miembros del equipo multifuncional que revisen y comenten la propuesta antes de que pase a un equipo de gobierno.
  3. Decisión sobre la propuesta: un equipo de gobernanza revisará la propuesta y tomará una de estas tres decisiones:
    Aprobar la propuesta: esto mueve la propuesta a la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto.
    Aplazar la propuesta: la propuesta no avanza en el momento actual, pero permanecerá en una lista de vigilancia para una posible implementación futura.
    Cancelar la propuesta: la propuesta no avanza y no se realizan más trabajos.
Work Intake Process Flow
Flujo del proceso de admisión de propuestas

Todas las decisiones tomadas por el equipo de gobierno deben comunicarse al iniciador del proyecto y registrarse en un registro central o en un software de gestión de cartera.

Desarrollo de un formulario de propuesta de proyecto

Se debe prestar especial atención a la creación de una buena forma de ingesta. La tentación es requerir que se complete mucha información antes de que se revise la propuesta. Cada organización necesita determinar la cantidad mínima de información importante para poder tomar una decisión, de lo contrario se puede dedicar tiempo innecesario a recopilar datos que no se utilizan. (Recuerde: la información recopilada pero no utilizada es una pérdida organizativa de recursos). Los siguientes ejemplos representan los tipos de información que se pueden recopilar en un formulario de admisión de trabajo (no estamos recomendando el uso de todos ellos a menos que sea necesario). Los proyectos internos a menudo tienen un componente digital / de TI o una solicitud de mejora de procesos. La información de ejemplo para proyectos externos está orientada al producto.

Ejemplos de información recopilada para proyectos internos

  • Nombre del iniciador
  • Nombre del patrocinador
  • Oportunidad / problema
  • Estado actual / antecedentes
  • Propuesta
  • Metas / meta
  • Riesgos
  • Costo y beneficio estimados
  • Fecha necesaria
  • Partes interesadas afectadas

Ejemplos de información recopilada para proyectos externos

  • Objetivo de negocio
  • Definición de mercado
  • Tendencias / conocimientos del mercado
  • Panorama competitivo
  • Cliente objetivo
  • Las necesidades del cliente
  • Descripción del producto
  • Posicionamiento del producto
  • Product positioning
  • Recursos necesitados
  • Viabilidad / riesgos
  • Costo / beneficio financiero

Proceso de admisión de propuestas y ágil

Existe la idea errónea de que las prácticas ágiles no funcionan bien con la gestión de carteras. Nuestra opinión es que la metodología Agile aún puede funcionar con procesos de gestión de cartera estándar. El hecho es que, antes de que comience el trabajo del proyecto, el equipo de gobierno de la cartera debe evaluar las solicitudes de proyectos y aprobar los proyectos que estén alineados con los objetivos estratégicos. Ya sea que una organización practique cascada, ágil o híbrida, las solicitudes de proyectos aún deben evaluarse antes de comenzar el trabajo. Agile es simplemente una metodología para entregar valor de manera iterativa (durante la ejecución del proyecto); no entra en conflicto con los procesos estándar de gestión de carteras.

Resumen

La entrada de trabajo es un proceso fundamental de PMO / PPM que las organizaciones deben completar lo antes posible. Las organizaciones con un buen proceso de aprobación de admisión tienen una mejor visibilidad de toda su cartera y proyectos de mayor calidad con tasas de presentación más altas. Todo esto se traduce en una cartera de proyectos saludable, que luego requiere una buena priorización. Una vez que este proceso esté establecido y funcione bien, se debe considerar un marco completo de gobernanza de la cartera. Acuity PPM ofrece un módulo de admisión de trabajo para que las organizaciones administren mejor su proceso de admisión de propuestas.

Si tiene preguntas sobre cómo desarrollar un proceso de admisión de propuestas o necesita ayuda de un experto, contáctenos hoy para una llamada complementaria de 15 minutos.

Hablar con un experto

 

 

¿Qué es un proceso de admisión de propuestas?

La entrada de trabajo se refiere al proceso de crear propuestas de proyectos y obtener una decisión de ir o no de la alta dirección. Este proceso a menudo funciona en conjunto con los procesos de Ideación y Phase-Gate, pero también puede ser independiente. La entrada de trabajo es un componente crítico en la definición de la cartera de proyectos.

¿Cuáles son los beneficios de un proceso de admisión de propuestas?

Hay varios beneficios de crear un proceso de admisión de propuestas, que se resumen a continuación: 1) Claridad organizacional: ayudar a los empleados a comprender cómo se presentan las propuestas de proyectos resultará en una mayor participación de la organización 2) Mayor eficiencia: tener una comprensión clara del proceso de admisión de propuestas resultará en una mayor eficiencia en la creación y aprobación de propuestas y acortará el tiempo requerido para crear propuestas. 3) Mayor calidad: aclarar qué información se necesita en la propuesta (y por qué) dará como resultado propuestas de mayor calidad. También evitará que las personas recopilen información que no se utilizará. 4) Mayor coherencia: las herramientas y plantillas comunes proporcionarán propuestas más coherentes, lo que facilitará a los tomadores de decisiones comparar y revisar las propuestas. 5) Controlar el trabajo en curso (WIP): tener procesos de entrada de trabajo ayuda a la PMO y al equipo de gobierno a controlar la cantidad de trabajo que ingresa a la cartera.

¿Qué información se debe incluir en una solicitud de proyecto?

Alguna información estándar que debe recopilarse para las solicitudes de proyectos incluye: nombre del iniciador, nombre del patrocinador, la oportunidad o el problema que se está abordando, el estado actual o los antecedentes del proyecto, la propuesta real: lo que hará el proyecto, los objetivos del proyecto , riesgos del proyecto, costos y beneficios estimados del proyecto, fecha de inicio y finalización, y partes interesadas afectadas

¿Qué información debe incluirse en una solicitud de proyecto de producto nuevo?

Alguna información específica que debe recopilarse para nuevos productos o solicitudes de marketing incluye: objetivo comercial, definición del mercado, tendencias y conocimientos del mercado, panorama competitivo, cliente objetivo, necesidades del cliente, productos de la competencia, descripción del producto, posicionamiento del producto, recursos necesarios, viabilidad / riesgos y costos y beneficios financieros.