¿Tiene su organización una "entrada única" para las solicitudes de nuevos proyectos? O mejor dicho, ¿su organización tiene una puerta de entrada, una puerta lateral, una puerta trasera y muchas otras formas de recibir solicitudes? Tener múltiples formas de presentar solicitudes es un problema común para muchas empresas y destaca la necesidad de un proceso estándar proceso de admisión de propuestas. Sin un proceso de admisión de propuestas. común, puede ser casi imposible rastrear todo el trabajo que se está haciendo porque no existe una "fuente única de verdad". Peor aún, puede haber mucho trabajo en la sombra en la organización que consume tiempo valioso de recursos de proyectos de mayor prioridad.

Work Intake – The Front Door to the Portfolio

When Project Management Offices (PMOs) are being established, one of the first tasks is to clarify how new project requests will be submitted and reviewed. Work intake refers to the process for creating project proposals and getting a go/no-go decision. This process often works in conjunction with an ideation process and full portfolio decision framework, but can be independent as well. Work intake is a critical component for defining the project portfolio and therefore falls within the “Define the Portfolio” lifecycle stage. The diagram below highlights work intake in the context of the portfolio lifecycle.

Los beneficios de la propuestas

Hay varios beneficios de crear un proceso de admisión de propuestas, que se resumen a continuación:

• Organizational clarity—helping employees understand how project proposals are brought forward will result in higher participation from the organization
• Greater efficiency—having a clear understanding of the work intake process will result in greater efficiency in creating and approving proposals and shorten the time required to create proposals.
• Higher quality—clarifying what information is needed in the proposal (and why) will result in higher quality proposals. It will also prevent people from collecting information that will not be used.
• Greater consistency—common tools and templates will provide more consistent proposals making it easier for decision makers to compare and review proposals.
• Controlar el trabajo en curso (WIP): tener procesos de entrada de trabajo ayuda a la PMO y al equipo de gobierno a controlar la cantidad de trabajo que ingresa a la portafolio.

 

La entrada de trabajo es un proceso fundamental de PMO / PPM que las organizaciones deben completar lo antes posible. Las organizaciones con buenos procesos de entrada de trabajo tienen visibilidad de toda su portafolio y proyectos de mayor calidad con mayores tasas de presentación.

 

Pasos para crear un proceso de admisión de propuestas

Desarrollar un proceso de admisión de calidad requiere un poco de esfuerzo, pero es un componente crítico para la gestión de la portafolio. A continuación se describen algunos de los pasos básicos para crear un proceso de admisión de propuestas.

1. Documentar las funciones y responsabilidades: las funciones y responsabilidades de cada participante en el proceso deben documentarse y comunicarse. Algunas preguntas que deben responderse incluyen: ¿quién redactará la propuesta (gerente de proyecto, analista de negocios, patrocinador ejecutivo)? ¿Qué información se necesita? ¿Qué plantillas se deben completar? ¿Qué formato debe presentarse la información? ¿Quién revisará las propuestas? ¿Cómo se tomarán las decisiones?
2. Determine los umbrales de las propuestas de proyectos: en la mayoría de los casos, las organizaciones deben comenzar por centrarse en las solicitudes de proyectos (en contraposición a todas las solicitudes de TI que normalmente pueden ser manejadas por un sistema de tickets de TI estándar). Esto requiere alguna definición de proyecto (por ejemplo, por encima de un umbral en dólares, por encima de un umbral de esfuerzo de recursos, etc.). La creación de estas definiciones ayudará a garantizar que todas las solicitudes coincidan con la definición de un proyecto.
3. Documentar el flujo de trabajo: el proceso de entrada de trabajo no tiene por qué ser complicado, pero sí es necesario definir un proceso estándar. El nivel de detalle puede aumentar con el tiempo, pero ayudar a los participantes a comprender cómo crear una propuesta, cómo enviar la propuesta y quién revisa la propuesta (y cuándo) son procesos importantes que deben documentarse.
4. Identificar herramientas para crear propuestas: los participantes deben saber si hay plantillas disponibles (muy recomendadas) para crear una propuesta. ¿Hay algún sistema de TI que deba utilizarse? (por ejemplo, SharePoint, portal, sistema de gestión de portafolio)? Los sistemas dedicados como Acuity PPM ayudan a automatizar el proceso de entrada de trabajo del proyecto.

 

**PRO TIP: Define your criteria for answering the question “what is a project?” This will help clearly delineate the scope of your portfolio

 

 Factores de éxito en la propuestas

Hay varios factores de éxito que las organizaciones deben tener en cuenta al introducir un proceso de admisión de propuestas.

• Tener una única “puerta de entrada a la organización”. Cualquier ambigüedad aquí socavará todo el proceso de admisión de propuestas.
• Tener roles y responsabilidades claros de todos los participantes en el proceso de ingreso al trabajo. Aunque el proceso no tiene por qué ser complicado, los participantes deben comprender su papel en el proceso. Se recomienda un poco de entrenamiento ligero.
• Aclare qué información debe enviarse. A las personas les apasionan sus nuevas ideas y quieren hacer todo lo posible para que se aprueben, incluso si esto significa pasar mucho tiempo recopilando información que no es relevante para el proceso. Ayudar a los participantes a comprender qué información necesitan recopilar y cómo se utilizará agilizará el proceso y lo hará coherente.
• Clear process ownership. A PMO, Portfolio Manager, or other team needs to own the process, ensure that it works, provide training, and ensure that it is used properly
• Comunicación clara. El equipo que posee el proceso necesita sobre-comunicar cómo funciona el proceso, así como las decisiones tomadas; de lo contrario, el proceso corre el riesgo de fallar. Los procesos de entrada de trabajo (como todos los procesos de gestión de portafolios) necesitan cuidados y alimentación.
• Horarios claros para enviar solicitudes y hacer presentaciones. La coherencia es importante aquí. ¿Existe un día y una hora de la semana en que las propuestas deben enviarse para su revisión? ¿Hay una reunión de revisión permanente donde los tomadores de decisiones revisarán las propuestas? Esta información debe compartirse para que el proceso sea más eficiente.

Metricas de admisión de propuestas

Las organizaciones deben considerar capturar algunas métricas clave para el proceso de admisión de propuestas:

• Cuántas solicitudes de proyectos se originan en una organización determinada (por ejemplo, finanzas, operaciones, marketing, etc.). Cuando la organización comprende de dónde provienen sus solicitudes, puede tomar medidas para satisfacer mejor las necesidades de esas organizaciones internas.
• ¿Cuántas propuestas están incompletas?
• ¿Cuántas propuestas llegan por semana? ¿Por mes? ¿Por cuarto? Esta información puede informar la frecuencia con la que los tomadores de decisiones deben reunirse y por cuánto tiempo; también puede apoyar los procesos de planificación anual.

Flujo del proceso de admisión de propuestas

El siguiente diagrama destaca un diagrama de flujo del proceso de entrada de trabajo básico con tres pasos básicos:

1. Create the proposal – these are the steps that a Project Initiator takes to research a concept and complete an intake form.
2. Review the proposal – the Project Initiator may need to review the proposal with their manager (if applicable). Otherwise, a Portfolio Manager/Administrator will review proposals to ensure they fit the project guidelines for the intake process. At this time other cross-functional team members may be asked to review and comment on the proposal before it goes to a governance team.
3. Decisión sobre la propuesta: un equipo de gobernanza revisará la propuesta y tomará una de estas tres decisiones:
   Aprobar la propuesta: esto mueve la propuesta a la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto.
   Aplazar la propuesta: la propuesta no avanza en el momento actual, pero permanecerá en una lista de vigilancia para una posible implementación futura.
   Cancelar la propuesta: la propuesta no avanza y no se realizan más trabajos.

Todas las decisiones tomadas por el equipo de gobierno deben comunicarse al iniciador del proyecto y registrarse en un registro central o en un software de gestión de portafolio.

Desarrollo de un formulario de propuesta de proyecto

Careful consideration should be given to creating a good project intake form. The temptation is to require a lot of information to be filled out before the proposal is reviewed. Each organization needs to determine the minimal amount of important information in order to make a decision otherwise unnecessary time can be spent collecting data that is not used. (Remember: information collected but not used is an organizational drain on resources). The examples below represent the types of information that may be collected on a work intake form (we are not advocating using all of them unless necessary). Internal projects often have a digital/IT component or process improvement request. The example information for external facing projects are product-oriented.

Examples of Information Collected for Internal Project Intake Forms

• Nombre del iniciador
• Sponsor’s name
• Oportunidad / problema
• Estado actual / antecedentes
• Propuesta
• Metas / meta
• Riesgos
• Project Dependencies
• Costo y beneficio estimados
• Fecha necesaria
• Partes interesadas afectadas

Examples of Information Collected for External Facing Project Intake Forms

• Objetivo de negocio
• Definición de mercado
• Tendencias / conocimientos del mercado
• Panorama competitivo
• Cliente objetivo
• Las necesidades del cliente
• Descripción del producto
• Posicionamiento del producto
• Product positioning
• Recursos necesitados
• Feasibility/risks
• Costo / beneficio financiero

Proceso de admisión de propuestas y ágil

Existe la idea errónea de que las prácticas ágiles no funcionan bien con la gestión de portafolios. Nuestra opinión es que la metodología Agile aún puede funcionar con procesos de gestión de portafolio estándar. El hecho es que, antes de que comience el trabajo del proyecto, el equipo de gobierno de la portafolio debe evaluar las solicitudes de proyectos y aprobar los proyectos que estén alineados con los objetivos estratégicos. Ya sea que una organización practique cascada, ágil o híbrida, las solicitudes de proyectos aún deben evaluarse antes de comenzar el trabajo. Agile es simplemente una metodología para entregar valor de manera iterativa (durante la ejecución del proyecto); no entra en conflicto con los procesos estándar de gestión de portafolios.

 

VIDEO: Managing Work Intake With Acuity PPM

Acuity PPM Project Portfolio Management Software for Work Intake

Acuity PPM is an excellent lightweight project portfolio management solution that replaces spreadsheets. Acuity PPM helps you track project performance, report project and portfolio status to senior leaders, manage and prioritize incoming project requests, visualize strategic roadmaps, allocate resources and manage resource capacity. Our Work Intake module lets you configure intake work request forms and track new proposals from draft to approval. Capture key information about each request including resources, risks, financials, and timeline information. In combination with our prioritization module, your governance team can score and evaluate projects to help select the right projects.

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Resumen

Work intake is a foundational EPMO/PPM process that organizations need to complete as soon as possible. Organizations with a good intake approval process have better visibility of their entire pipeline and higher quality projects with higher submission rates. All of this translates into a healthy project portfolio, which then requires good prioritization. Once this process is established and working well, a full portfolio governance framework should be considered. Acuity PPM offers a work intake module for organizations to better manage their work intake process.

If you have questions about how to develop best practices for Work Intake process or need expert help, contact us today.

 

 

 

¿Qué es un proceso de admisión de propuestas?

La entrada de trabajo se refiere al proceso de crear propuestas de proyectos y obtener una decisión de ir o no de la alta dirección. Este proceso a menudo funciona en conjunto con los procesos de Ideación y Phase-Gate, pero también puede ser independiente. La entrada de trabajo es un componente crítico en la definición de la portafolio de proyectos.

¿Cuáles son los beneficios de un proceso de admisión de propuestas?

Hay varios beneficios de crear un proceso de admisión de propuestas, que se resumen a continuación: 1) Claridad organizacional: ayudar a los empleados a comprender cómo se presentan las propuestas de proyectos resultará en una mayor participación de la organización 2) Mayor eficiencia: tener una comprensión clara del proceso de admisión de propuestas resultará en una mayor eficiencia en la creación y aprobación de propuestas y acortará el tiempo requerido para crear propuestas. 3) Mayor calidad: aclarar qué información se necesita en la propuesta (y por qué) dará como resultado propuestas de mayor calidad. También evitará que las personas recopilen información que no se utilizará. 4) Mayor coherencia: las herramientas y plantillas comunes proporcionarán propuestas más coherentes, lo que facilitará a los tomadores de decisiones comparar y revisar las propuestas. 5) Controlar el trabajo en curso (WIP): tener procesos de entrada de trabajo ayuda a la PMO y al equipo de gobierno a controlar la cantidad de trabajo que ingresa a la portafolio.

¿Qué información se debe incluir en una solicitud de proyecto?

Alguna información estándar que debe recopilarse para las solicitudes de proyectos incluye: nombre del iniciador, nombre del patrocinador, la oportunidad o el problema que se está abordando, el estado actual o los antecedentes del proyecto, la propuesta real: lo que hará el proyecto, los objetivos del proyecto , riesgos del proyecto, costos y beneficios estimados del proyecto, fecha de inicio y finalización, y partes interesadas afectadas

¿Qué información debe incluirse en una solicitud de proyecto de producto nuevo?

Alguna información específica que debe recopilarse para nuevos productos o solicitudes de marketing incluye: objetivo comercial, definición del mercado, tendencias y conocimientos del mercado, panorama competitivo, cliente objetivo, necesidades del cliente, productos de la competencia, descripción del producto, posicionamiento del producto, recursos necesarios, viabilidad / riesgos y costos y beneficios financieros.