La priorización de proyectos se trata de maximizar el valor

La priorización de proyectos (y, por extensión, la gestión de portafolio) se trata de entregar el máximo valor posible a través de programas y proyectos. Para maximizar la entrega de valor, los equipos de gobierno que aprueban el trabajo deben compartir una visión común del "valor" para seleccionar el trabajo más valioso y asignar los recursos adecuados a ese trabajo. Comprender el "valor" relativo de cada programa y proyecto en la cartera está en el centro de la gestión de la cartera y determina qué trabajo se selecciona, cómo se prioriza, dónde se asignan los recursos, etc. Para seleccionar una cartera ganadora, cada gobierno el equipo necesita compartir una comprensión común del valor; sin ella, no logrará aprovechar todo el potencial de su cartera. La priorización de proyectos mediante un modelo de puntuación de cartera ayuda a evaluar el valor del proyecto.

However, the definition of “value” will differ at every company because every company has different strategic goals, places varying emphasis on financial metrics, and has different levels of risk tolerance. Furthermore, even within a company, each department may interpret the strategic goals uniquely for their organization. Hence, “value” is not clear cut or simple to define. Any organization that manages a portfolio of projects needs to define and communicate what kind of project work is of highest value.

Evaluar el valor del proyecto

Evaluar el valor del proyecto es particularmente importante en la primera fase del ciclo de vida de la cartera (Definir valor de la cartera) a través de un proceso de admisión de trabajo. La única forma de tener una cartera ganadora es incluir proyectos ganadores, y esto requiere que se evalúen las propuestas de proyectos. Al evaluar nuevos proyectos para su inclusión en la cartera, un equipo de gobierno debe comprender el valor relativo del proyecto propuesto en relación con el resto de los proyectos en la cartera; esto ayudará a informar la decisión del equipo de gobierno de aprobar, rechazar o posponer el proyecto. Cada proyecto tiene un valor inherente, pero ese valor es relativo en comparación con otros proyectos. Algunos proyectos son de naturaleza transformadora y son muy valiosos. Otros proyectos pueden introducir pequeños cambios incrementales y podrían ser de menor valor. Sin embargo, sin un enfoque coherente para medir el valor relativo de todos los proyectos, es posible que los proyectos de menor valor avancen a expensas de los proyectos de mayor valor. Es por eso que un equipo de gobierno necesita una forma consistente de medir el valor del proyecto.

“Priorities create a ‘true north’ which establishes a common understanding of what is important. Without a clear and shared picture of what matters most, lower-value projects can move forward at the expense of high-value projects.”

La herramienta adecuada para evaluar el valor del proyecto: el modelo de puntuación de la cartera

Hay muchas formas de priorizar proyectos, pero la mejor herramienta para la priorización de proyectos consistentes es un modelo de puntuación de cartera. A veces las organizaciones querrán llegar rápidamente a una clasificación de proyectos y aplicar enfoques más simples para priorizar el trabajo. Esto puede implicar largos talleres con líderes de alto nivel para establecer una lista ordenada de proyectos. Si bien este enfoque puede ser útil en ciertos casos, no es fácilmente repetible. Por el contrario, un modelo de puntuación proporciona una puntuación numérica que se puede usar fácilmente para comparar proyectos. Además, las organizaciones también pueden comparar el puntaje del proyecto de los proyectos actuales con los puntajes del proyecto de los proyectos completados para comprender si el valor relativo de los proyectos en la cartera es menor o mayor que el valor de los proyectos completados.

The portfolio scoring model includes: the criteria in the model, the weight (importance) of each criterion, and scoring anchors to assess each criterion (e.g. none = 0, low =1, medium = 2, high = 4). A poor scoring model will not adequately differentiate projects and can give the governance team a false sense of precision in measuring project value. A good scoring model will align the governance team on the highest value work and measure the risk and value of the portfolio. Good portfolio scoring models focus on value criteria and risk criteria:

• VALUE CRITERIA evaluates the relative value of a project based on relevant criteria and can include Strategic Criteria (measuring strategic alignment against your organization’s strategic objectives), Financial Criteria (companies should incorporate financial benefit into the scoring model such as net present value, return on investment, payback, earnings before interest and taxes, etc.), and other Business Drivers (other criteria such as customer satisfaction, market growth, quality improvement, or employee satisfaction) to evaluate the value of their projects.
• RISK CRITERIA measures the “riskiness” of the project; this is not about evaluating individual projects risks but evaluating the overall level of risk associated with a project. This is similar to evaluating the risk of an individual stock. Remember, if you could only choose one of two investments that each have the same return, you will always go with the least risky option. Sample risk criteria can include: Complexity risk (an evaluation of the complexity of the project requirements, teams involved, familiarity with developing the solution), Organizational impact (an evaluation of the organizational change required, the impact to the organization, and the ability to absorb the changes), Resource risk (an evaluation of the use of critical resources), Dependency risks (an evaluation of the project dependencies to other high profile projects), Regulatory risk (an evaluation of the organization’s understanding of how to address any regulatory requirements – if applicable).

Existen varios enfoques para construir un buen modelo de puntuación de cartera, y creemos que vale la pena invertir un poco de tiempo con los tomadores de decisiones para construir un modelo robusto desde el principio. Para los equipos que necesitan gestionar un gran volumen de solicitudes de trabajo, consulte nuestra publicación sobre cómo usar una matriz de prioridad.

 

VIDEO: How to Prioritize Projects Using Acuity PPM

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Cómo usar los puntajes del proyecto

After developing and implementing the portfolio scoring model each project will have a project score. This score is useful during Propuestas to select projects for the portfolio as well as how to assign resources to projects. For many organizations, the process of selecting projects and prioritizing projects is merged together to develop a rank order list of projects where the governance team “draws the line” where budget or resources run out to define the portfolio (see example below). This approach is an acceptable way to begin to use a portfolio scoring model (note: portfolio optimization would yield an overall better portfolio and will be discussed in a future post). The risk related scores generated from this process will further enable portfolio risk management.

Gaylord Wahl de Point B Consulting dice que las prioridades crean un "verdadero norte" que establece una comprensión común de lo que es importante. Sin una imagen clara y compartida de lo que más importa, los proyectos de menor valor pueden avanzar a expensas de los proyectos de alto valor. Aunque los líderes experimentados entienden la necesidad de concentrarse en un grupo selecto de proyectos, en la práctica se vuelve muy difícil. Las buenas empresas violan el principio de enfoque todo el tiempo y con frecuencia tratan de exprimir "solo un proyecto más".

 

**PRO TIP: the governance team should discuss the level of project risk before approving and initiating new work

 

La priorización del proyecto es acerca del enfoque

La priorización del proyecto se centra en el enfoque: dónde asignar recursos y cuándo comenzar el trabajo. Permite al equipo de gobierno navegar restricciones críticas de recursos y hacer el mejor uso de los recursos de la compañía. Los proyectos de mayor prioridad necesitan los mejores recursos disponibles para completar el trabajo a tiempo y en calidad. Los recursos que funcionan en múltiples proyectos necesitan entender dónde enfocar su tiempo. Cuando las demandas en competencia requieren que las personas elijan dónde pasar su tiempo, las prioridades relativas deben ser obvias para que el trabajo de alto valor no se ralentice debido a los recursos que trabajan en trabajos de menor valor. Debe asegurarse de que sus personas más importantes estén trabajando en los proyectos más importantes para ofrecer el máximo valor dentro de las limitaciones de capacidad existentes.

Furthermore, when resources are not available to staff all of the approved projects, lower priority projects should be started later once enough resources are freed up to begin the work. However, not all projects can be initiated immediately. Understanding relative priorities can help direct the timing and sequencing of projects. In some cases, high priority projects may have other project dependencies or resource constraints that require a start date in the future. In other cases, lower priority projects get pushed out into the future. In both cases, schedule priority helps answer the question “when can we start project work?”  This is why project prioritization is about focus—where to assign resources and when to start the work.

New Insights of Project Prioritization – the Risk-Value Bubble Chart

The Risk-Value bubble chart represents a portfolio view of all projects and is one of the best visualizations of the entire project portfolio (and supports portfolio risk management). It is an excellent output of scoring all projects in the portfolio. The resulting risk and value scores help map each project into one of four quadrants and helps senior leaders quickly visualize the entire portfolio by comparing projects based on risk and value. Leadership can quickly identify high-value and low-risk projects to foster the conversation, “how can we get more high value projects in the portfolio?” Likewise, senior leaders can identify low-value and high-risk projects that are an organizational drain and should be avoided. This understanding of the portfolio would have been invisible in the past until project scores had been compiled and visualized in a risk-value bubble chart.

How to Use a Portfolio Risk-Value Bubble Chart

In the example below, the X-axis represents project value (i.e. the value score) and the Y-axis represents the riskiness of the project (i.e. the risk score). The bubble size can be based on either financial cost or financial benefit (or another measure). Additional color coding can be added to differentiate projects based on strategic goals, departmental alignment, or other categorical information.

Projects will be mapped to one of four quadrants:

• Low value – Low risk: these projects tend to be operational projects (aka “run the business” projects)
• Low value – High risk: these types of projects should generally be avoided unless there is a company mandate or regulatory compliance issue.
• High value – High risk: these types of projects tend to grow the business or even transform the business but have a higher risk profile. Organizations should be selective in how many of these types of projects to take on so as not to exceed the agreed upon risk tolerance.
• High value – Low risk: these are the best types of projects because they deliver high value with far lower risk. Organizations should generally take on as many of these types of projects as allowed by budgetary and resource constraints.

 

 

The Portfolio Manager and PMO should monitor the risk-value bubble chart and use it in governance meetings to evaluate how best to balance the portfolio. Organizations may unknowingly be over-investing in certain areas of the business, take on more portfolio risk than necessary, or “leave money on the table” by investing in high risk/low value projects that could be better invested in other projects.

 

Prioritize Your Projects With Acuity PPM Project Portfolio Management Software

Acuity PPM is an excellent lightweight project portfolio management solution that replaces spreadsheets. Acuity PPM helps you track project performance, report project and portfolio status to senior leaders, manage and prioritize incoming project requests, visualize strategic roadmaps, allocate resources and manage resource capacity. All of this helps enable strategic agility in a changing environment. With the Acuity PPM prioritization module you can create a custom scoring model to evaluate and score your projects. The resulting output will create a risk-value bubble chart and a rank-ordered list of your projects.

Programar demostración

VIDEO: Gain New Portfolio Insights With a Risk-Value Bubble Chart

 

Resumen de priorización del proyecto

Senior leaders need to manage priorities effectively.

• La priorización del proyecto comienza con la evaluación del valor del proyecto.
• Los líderes superiores primero necesitan compartir una visión común del valor
• La herramienta para evaluar el valor del proyecto es un modelo de puntuación de cartera
• Los puntajes de los proyectos mejoran el proceso de selección de proyectos.
• La priorización del proyecto se trata del enfoque: dónde asignar recursos y cuándo comenzar el trabajo

Acuity PPM has deep expertise in helping Fortune 500 companies effectively prioritize projects, to learn more, contact us today.

 

 

Priorización de proyectos con propósito

Esta presentación le enseñará cómo crear un modelo de puntuación de cartera y cómo ponerlo en práctica para que tenga un proceso de priorización de proyectos exitoso.

Para obtener una copia gratuita de estas diapositivas en inglés, regístrese ahora.

 

¿Por qué deberíamos priorizar proyectos?

La priorización de proyectos ayuda a evaluar el valor del proyecto. Dado que la gestión de la cartera de proyectos se trata de ofrecer el máximo valor empresarial a través de programas y proyectos, el liderazgo senior debe compartir una visión común del "valor" para seleccionar y priorizar el trabajo más valioso y asignar los recursos adecuados a ese trabajo. Cualquier organización que gestione una cartera de proyectos necesita definir y comunicar qué tipo de trabajo de proyecto es de mayor valor, de ahí la necesidad de priorizar.

¿Por qué es importante la priorización de proyectos?

"Las prioridades crean un" verdadero norte "que establece una comprensión común de lo que es importante. Sin una imagen clara y compartida de lo que más importa, los proyectos de menor valor pueden avanzar a expensas de los proyectos de alto valor ".

¿Qué es un modelo de puntuación de proyectos?

Un modelo de puntuación de cartera es la mejor herramienta para la priorización de proyectos coherente. Un buen modelo de puntuación de cartera alineará al equipo de gobierno con el trabajo de mayor valor y medirá el riesgo y el valor de la cartera. Los modelos de puntuación típicos a menudo incluyen tres categorías de criterios: 1) Criterios estratégicos: para medir la alineación estratégica de cada proyecto 2) Criterios financieros: para medir el valor financiero cuantitativo de cada proyecto (por ejemplo, valor actual neto (VPN), retorno de la inversión (ROI) ), recuperación de la inversión, ganancias antes de intereses e impuestos (EBIT), etc.) 3) Criterios de riesgo: medida del “riesgo” del proyecto; no se trata de evaluar los riesgos de proyectos individuales, sino de evaluar el nivel general de riesgo asociado con un proyecto. Esto es similar a evaluar el riesgo de una acción individual. Recuerde, si solo pudiera elegir una de las dos inversiones que tienen el mismo rendimiento, siempre optará por la opción menos riesgosa.

¿Cómo se pueden utilizar las puntuaciones de prioridad del proyecto?

En primer lugar, los puntajes de prioridad de proyectos se pueden utilizar para comparar proyectos en la cartera para comprender el valor relativo. A continuación, los puntajes pueden ayudar a producir una lista ordenada por rango de proyectos en la cartera. Las puntuaciones de valor y riesgo también se pueden utilizar para crear informes de cartera valiosos, como el gráfico de burbujas de valor de riesgo. Con el tiempo, al mantener un historial de puntuaciones de prioridad, su organización comprenderá mejor cómo los nuevos proyectos se comparan en valor no solo con los proyectos activos, sino con todos los proyectos que han estado en la cartera. Las organizaciones avanzadas también pueden utilizar puntuaciones de prioridad de proyectos para respaldar la optimización de la cartera.

¿Cuál es la diferencia entre un modelo de puntuación de proyectos y una matriz de prioridades?

Un modelo de puntuación de cartera incluye varios criterios para evaluar un proyecto y da como resultado una puntuación numérica que se puede utilizar para clasificar proyectos y crear gráficos de burbujas de valor de riesgo. Una matriz de prioridades es una herramienta simple para priorizar categóricamente el trabajo para ayudar a clasificar las solicitudes o apoyar un enfoque de admisión Kanban.