A project portfolio decision gate framework is a governance structure to evaluate, authorize, and monitor projects as they pass through the project lifecycle and is a critical component of project selection and portfolio oversight. In the previous post we discussed the work intake process which brings new project proposals to the portfolio governance team. In this post we will cover the basics of how a project portfolio decision framework further enhances portfolio management. A winning portfolio must contain winning projects, therefore the PMO and portfolio governance team must be able to discriminate between good projects and great projects. This process enables the governance team to review projects in a consistent way based on defined criteria for each gate.

Project Portfolio Decision Gate Framework Overview

A project portfolio decision gate framework commonly includes two or more phases such as: Discovery, Planning, Develop, Execute/Control, and Closure. For each phase of work, the project team has a set of tasks to complete before returning to the governance team for a gate review. At each gate review meeting, important information is provided to the portfolio governance team to make a go, no-go, hold, or modify decision related to the project. Without this type of decision framework, unnecessary or misaligned projects can enter the portfolio and significantly reduce the benefits from strategic projects in the portfolio. Project deliverables and metrics further ensure that the projects are done right. Together, a successful project portfolio decision framework ensures that the right projects are done right. The diagram below highlights a sample project portfolio decision framework where portfolio criteria is used at each gate to ensure the right work is being done.

Reasons For Developing A Portfolio Decision Gate Framework

Hay ocho razones por las que necesita desarrollar un buen marco de decisión de portafolio.

Without a good project portfolio decision gate (phase gate) framework, unnecessary or misaligned projects can enter the portfolio and significantly reduce the benefits from strategic projects in the portfolio.

Proyectar proyectos desalineados

A good portfolio decision gate framework helps Project Management Offices (PMOs) and Portfolio Managers filter out poorly aligned projects. Every organization will have more projects than it can execute, which requires the portfolio governance team to carefully select the best project. Some projects may look good on paper but are completely misaligned from the organizational objectives and strategies. When organizations have well established evaluation criteria, gate reviews are an excellent way of filtering out these misaligned projects.

Controle el flujo de trabajo entrante

Project portfolio phase-gate reviews can also act as a valve to control the number of projects entering into the portfolio. Even if every proposed project is a winner, your organization still has limited resource capacity to get the work done. Projects need to be initiated at the right time so that the organization is not overloaded with work. A good portfolio decision making framework works in parallel with portfolio planning.

**PRO TIP: conduct gate reviews less often (consider quarterly) in order to have more projects to consider and force decision makers to make trade-offs. Conducting gate review meetings too often can result in approving too many projects.

Dirigir el alcance del trabajo del proyecto

Project portfolio phase-gate reviews afford the portfolio governance team an opportunity to direct the scope of projects. Without these reviews, project work can continue for months without executive oversight. Successful organizations review the statement of work for each project and identify “must have” versus “nice to have” components of scope. This is important because it gives the portfolio governance team options when reviewing and selecting projects and does not force them into making “all or nothing” decisions.

Mejorar la calidad del proyecto

Un buen marco de decisión de la portafolio proporciona al equipo de gobierno de la portafolio entregables del proyecto que contienen información clave del proyecto. Los entregables en sí mismos garantizan la coherencia en el proceso y ayudan a garantizar que se implemente un buen plan de proyecto. Al hacer que el equipo de gobierno de la portafolio revise los entregables clave del proyecto, ayuda a garantizar que los líderes del proyecto creen entregables de mayor calidad.

Mayor visibilidad de proyectos importantes

Tener un buen marco de toma de decisiones proporciona una visibilidad muy necesaria para toda la organización de los proyectos que se están revisando y cuál es el estado actual de cada proyecto. Sin un buen marco de toma de decisiones de portafolio, es fácil perder el rastro de los proyectos y, lo que es peor, los proyectos sombra se aprueban sin revisiones formales, erosionando el valor de la portafolio.

Mejor seguimiento del progreso del proyecto

Un marco de gobierno de la portafolio no solo permite una mayor visibilidad del trabajo, sino que también proporciona un mecanismo para realizar un seguimiento del progreso y el estado de los proyectos en las diferentes fases del ciclo de vida del proyecto. Los proyectos que se han estancado en una fase en particular o están en dificultades pueden recibir ayuda de la alta dirección más rápido porque los proyectos están siendo monitoreados.

Mejora la comunicación en toda la organización

La comunicación sólida de la portafolio es un factor de éxito para una buena gestión de la portafolio. Tener un buen marco de toma de decisiones de la portafolio de proyectos fortalece y mejora la comunicación de la gobernanza de la portafolio en toda la organización al proporcionar una mayor visibilidad de los proyectos en la cartera y las decisiones que se toman. Al utilizar un lenguaje de proyecto común y tener un proceso coherente, los empleados comprenderán mejor el trabajo que se realiza en toda la empresa.

Proporciona estructura al proceso de gestión de proyectos

Finally, this decision gate framework provides structure for the project management process by determining a minimal set of project deliverables needed for gate reviews. Although the project portfolio decision making framework by itself does not replace a formal project management methodology, it does standardize the process for bringing projects through each review phase, thus reducing confusion and strengthening the project management process.

 

VIDEO: Portfolio Decision Gates

Resumen

The project portfolio decision gate framework is an important component of portfolio governance and can apply to waterfall or agile projects. After an organization establishes a work intake process, a full governance framework can be added to increase the quality of decision making and help ensure the portfolio contains winning projects. The key is to have just enough process to be effective without being bureaucratic. Only information that the portfolio governance team needs to make a decision should be collected as part of the gate reviews. Like any process, information that is collected but not used is a drain of organizational resources. This type of framework can be very effective when set up correctly.

 

 

What is a project portfolio decision gate framework?

El marco de decisión de la portafolio de proyectos es una estructura de gobierno para evaluar, autorizar y monitorear proyectos a medida que pasan por el ciclo de vida del proyecto y es un componente crítico de la selección de proyectos y la supervisión de la portafolio.

What does a portfolio decision gate framework look like?

Un marco de decisión de la portafolio de proyectos generalmente incluye dos o más fases, tales como: descubrimiento, planificación, desarrollo, ejecución / control y cierre. Para cada fase del trabajo, el equipo del proyecto tiene un conjunto de tareas que completar antes de regresar al equipo de gobierno para una revisión del proyecto. En cada reunión de revisión del proyecto, se proporciona información importante al equipo de gobernanza de la portafolio para tomar una decisión de ir, no ir, mantener o modificar la decisión relacionada con el proyecto.

What are the benefits of a portfolio decision gate framework?

Hay varios beneficios para desarrollar un marco de decisión de la portafolio de proyectos que incluyen: la capacidad de filtrar proyectos desalineados, controlar el flujo de solicitudes de trabajo entrantes, permitir que el liderazgo dirija el alcance de los proyectos, mejorar la calidad del proyecto, obtener una mayor visibilidad de proyectos importantes, para monitorear el progreso del proyecto, para mejorar la comunicación en toda la organización y para proporcionar una mayor estructura al proceso de gestión del proyecto.